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Excel+PPT+Word2003使用技巧方法大全下2  

2011-01-07 19:12:00|  分类: 【电脑知识】 |  标签: |举报 |字号 订阅

 实现字幕上下移动动画
  相信大家一定看到过电影上出现的字幕上下移动的效果的吧!呵呵,今天我可要用PowerPoint XP,也来实现一个这样的效果的哟,实现起来也是非常轻松的。
  1、打开PowerPoint XP编辑界面,执行“文件”/“新建”命令,来新建一个幻灯片文件;
  2、在这个文件中,执行插入文本框命令,在空白幻灯片中添加一个文本框,并在文本框中输入文本;
  3、用鼠标选中该文本框,然后将它拖动到幻灯片居中的位置处,同时用鼠标调整文本框的大小,让它的显示宽度略小于幻灯片的宽度;
  4、此外,将鼠标放置到文本框的上边框上,并拖动它到幻灯片的上半部位置处,同样的方法拖动下边框到幻灯片的下边框处,大小根据滚动显示的文字多少决定;
  5、再用鼠标选定这个文本框,然后单击界面中“添加效果”右侧的“?”按钮,从随后弹出的菜单中执行“进入”/“其他效果”命令,在打开的效果选择界面中,大家可以选择“华丽型”设置栏处的“字幕式”选项,单击“确定”按钮后,就能完成字幕上下移动效果的设计。

  直接播放Flash动画
  1、运行PowerPoint XP程序,并在操作界面中执行“文件”/“新建”命令,来新建一文件;
  2、依次在菜单栏中单击“视图”/“工具栏”/“控件工具箱”命令,打开“控件工具箱”面板窗口;
  3、用鼠标单击该窗口中的“其他控件”按钮,来打开PowerPoint XP安装的ActiveX控件清单;
  4、选择其中的“Shockwave Flash Object”命令,随后鼠标形状就变成了“十”字形,再将鼠标指针移动到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域,以便在其中播放Flash动画;
  5、用鼠标右键单击前面的矩形区域,从随后打开的快捷菜单中,执行“属性”命令;
  6、然后在弹出的“属性”窗口中,选择其中的“自定义”;
  7、单击“自定义”行右边的按钮,在随后打开的“属性页”对话框,在这里的“Movie URL”设置栏中你可以输入Flash动画文件的完整路径,输入时要注意动画文件的后面要加上扩展名.swf,设置好后单击“OK”按钮返回到主操作界面;
  8、执行菜单栏中的“幻灯片放映”/“观看放映”命令,你就能使用PowerPoint XP播放Flash了;
  9、要是感觉到Flash动画尺寸不合适的话,你可以返回到编辑状态,然后用鼠标选中Flash动画,当四周会出现控制点时,你可以使用鼠标来调整动画的大小和位置,直到自己满意为止;

    自定义播放Flash动画
  1、运行PowerPoint XP程序,选好合适的模板,执行“文件”/“新建”命令,来新建一个幻灯片文件;
  2、在菜单栏中单击“插入”,从弹出的下拉菜单中执行“对象”命令,在随后出现的对话框中,你必须选中“由文件创建”这个选项;
  3、在随后出现的界面中,单击“浏览”按钮,在打开的文件选择对话框中,将需要播放的Flash动画文件选中,再单击“确定”按钮返回到主界面;
  4、当编辑区域中出现一个SWF文件图标后,你可以先用鼠标选中它,然后移动鼠标来调整动画的大小和位置,以适应幻灯片模板;
  5、在菜单栏中单击“幻灯片放映”菜单,在打开的下拉菜单中执行“自定义动画”命令,这样程序就能打开一个动画播放参数设置对话框;
  6、在这里,你可以在“检查动画幻灯片对象”界面中选中SWF对象;
  7、再用鼠标将当前窗口切换到“多媒体设置”界面,用鼠标单击“对象动作”中的下拉菜单,从弹出的下拉列表中选择其中的“激活内容”选项,并单击“确定”按钮返回到主编辑区域;
  8、执行“幻灯片放映”菜单下面的“幻灯片切换”命令,在随后出现的设置窗口中,保留其它参数不变,你只需要将“换页方式”设置项下面的“每隔”选项修改一下;
  9、返回到主界面后,执行幻灯片预览命令后,你就会发现程序会自动打开一个提示小面板,你直接单击“是”按钮,就能播放Flash动画文件了

第一重境界,雾里看花
属于刚入门的顾问级,喜欢看复杂、花哨的ppt,典型的表现是喜欢字多的,图形复杂的,这种ppt大多页面多,一不小心就超过100页,图形多且复杂,一 般来说最起码超过2兆容量。当ppt很多的时候,选择因素极简单,按文件大小排列,小于2兆的不看。这种大容量的ppt可以极大的满足新顾问的学习要求。 这种情形有点像刚解决温饱的人,吃饭的要求就是实在。以己推人,这个阶段的顾问,在做ppt的时候,也是按照大而全的要求去做ppt。要么是对某个主题没 有深入了解,通过大量的ppt页面来轰炸客户,在客户似懂非懂之际蒙混过关。要么是不注意客户的实际要求,想一下子把所有的东西都灌输给客户。猛地往客户脑子里塞东西,殊不知,知识转移必须在合适的时间以合适的方式传递给合适的个人,不恰当的信息不仅不能帮助客户,反而成为客户行动的障碍。
第二重境界,小楼一夜听春雨
从第一重境界的兴奋过渡到清醒,终于明白过量的知识就是垃圾,渐渐的从表面形式转向到结构与逻辑。就像吃饭一样,从原来的量的要求更多的转向质的要求。在看ppt的时候,会更加关注整个ppt的逻辑主线,在阅读的过程中会思考每一张ppt在整个陈述中的作用,ppt之间是如何沿着合理逻辑延展看来,脑子里 逐渐能够有一个“big picture”。这个时候顾问的表现是,在阅读ppt的时候,时而快速如风的翻阅,时而停下陷入沉思。这个时候的阅读不再是一种简单的单向接收,而是一种带有自我思考的批判学习。而在顾问本身的ppt制造过程,会更加注重从客户的角度出发力求保持整个ppt的清晰结构,在陈述中,自然转和,重点突出。
第三重境界,横空出世
随着项目的增多,阅历的加深,终于明白逻辑是在ppt之外的。相同的ppt,背后是不同的故事,相对于一个结果,更重要的也许是具体的过程和对所处背景的 真正了解。他是如何一步步的同客户一起统一认识,找到共同答案。为什么有些明显不合逻辑的东西,放在特定的环境下又是多么真正的符合逻辑。这些都是无法在 ppt中找到答案。在对待ppt的态度上,看破红尘,知道ppt只是一种表达的工具,手中无刀,心中有刀,ppt不再是重点,重要的是,事前对客户的把握、对背景的了解,在陈述过程中根据当时的形式,加以发挥,打动对方的是在一言一行中体现出来的对自身实力、对客户充分了解的自信,ppt只是一种依托的形式。

当我们在Powerpoint里面插入一个新幻灯片的时候,会看到这样的页面,下面的部分就是添加备注用的。你是否用过,或者见别人用过这个功能呢?

 

 我们先来看4张Garr的幻灯片:这几张图很好地表达了备注的作用(当然,我在图的下面加上了我的备注)。其实,在看Garr的blog之前,我根本不知道PPT里面的备注功能是怎么回事,更不知道如何用。

理想情况下,我们的培训或者讲演,应该有这样几个东西:幻灯片,备注,学员手册。幻灯片是现场讲的时候,投影给听众看的,备注可以是给讲者自己看,也可以是作为发放的资料给听众看的。而学员手册是发给听众看的。


很多时候,我们原本投影用的PPT上面充满了字,导致听课的效果很不好,要么因为字小看不到,要么因为内容太多无法阅读,何况,明明是去听课的嘛,为什么变成集体阅读了呢?这就需要把PPT上面的字挪下来。


把最重要的标题写在PPT上,如果可能,就配以相应的图片,以增加听众的理解和兴趣。


左边是投影用的幻灯片,右边是图文并茂的文件,既可作为讲者备课的工具,也可作为别人的阅读材料。

由上面的内容,可以引申出几个心得:
1.备注可以让幻灯片解放出来
有效的投影用的幻灯片,应该尽量字少图多,详细的内容可以写在备注里面,这就要求讲者准备工作要做好,要知道你才是主角!
2.备注可以帮忙制作讲义
讲者在设计PPT的时候可以把相应的要点,所需时间,讲授时的侧重点,所需例子等等内容,根据需要写在备注里面,可以作为一个简易版的讲义,方便自己阅读或者交付给其他讲者。
3.备注可以帮忙制作阅读材料
听者在课后可能需要复习,没有到现场的人没准也想了解相关的内容,这时候带有备注的PPT会非常有用。我这里有两个非常好的例子:

如果你没有办法听现场,只拿到这样一张PPT,你知道图片背后要表达的意思么?

而这样一份带备注的PPT文件,可以给你答案。参看《和innocentdrinks学设计

 

 而这份资料则是PPT设计的极佳教材,无论是内容,备注的使用,还是设计。
参考《钟爱网站No.9 vspeaking.com

需要这两份资料的朋友,可以在评论中留email给我。 


你以前在培训或讲演的时候是不是直接打印PPT给听众?
你打算开始用备注功能么?
希望能听到你的回应哦。:


这个世界很小,真的。胡斐是我在淘宝工作时候的同事, 那时候我的名字是若兰。你要知道,在淘宝工作的每个人都会有一个武侠的名字的。淘宝有一个内部的blog,名叫成长,每周都必须至少写一篇的,可是是工作 建议,也可以是心得或者随笔什么的,当年,我是最勤快的。离开淘宝之后就再也没有办法看到成长里大家的好文章了,也是一个很大的遗憾。

前阵子有机会回淘宝转悠了一趟,临走的时候在墙上看到一篇关于PPT的文章,是成长里的文章精选。这篇里有Steve Jobs的图,让我印象很深,但是没看到是谁写的。我还让同去的朋友帮我拍了张照片留念。本想找人帮我查询的,后来好多事情就耽搁了。

直到前天晚上在spaces里面搜索PPT,茫茫blog海洋,居然看到了熟悉的关键词“淘宝”“胡斐”(我最先看到的是别人的转帖,后来才搜索到胡斐的 blog),真是无心插柳啊。那篇墙上的文章有主啦!于是给胡斐发邮件,重新认识。专注于PPT设计的学习以来,我的确收获了太多太多,所以写下这些文字,也希望你能找到和你有共同爱好的朋友。:)

看文章吧~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

 

学习PPT

文/胖胡斐
来自:http://darklylee.spaces.live.com

我敢说,我做的PPT在平常JJYY的圈子里面算是很不错的。我也一直很想有机会有总结和分享。特别是前几天连着看了好几遍Apple WWDC年会的录像之后。

下面这篇,搭眼一看会以为是WWDC的介绍,其实是我研究这个视频之后,对PPT的一些想法而已。

我这里说的PPT,不限于PowerPoint软件,而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧,那在Office的帮助里面都有。

从Apple WWDC年会开始说,这是Apple World Wide Developers Conference的全称。每年apple都会在这里做一些回顾,同时推出一些新产品。我是一个标准的apple迷,非常关注apple的每一个新产品新服务。

这回,我的注意力被吸引到了Jobs和他的VP们如何展示他们的PPT上面。当然,他们不使用PowerPoint,在apple的软件里面,PowerPoint会显得很简陋。一款叫Keynotes的软件完成了这个工作。我很愿意花一点时间来说这个软件。

看下面这些图,apple在介绍自己这个软件的时候,总是专挑office没有的功能来说,比如那么立体的图标,酷的像电影的动画,还有图片自动蒙板。我 会认为,凡是看到这个的人,都会至少对PowerPoint很熟悉,都会发现PPT做不了下面的很多东西,都会有印象说keynote比 PowerPoint强大很多。其实,强大倒不一定,但keynotes满足了很多人追求的东西:每一个做PPT的人,都会想着作出来的东西是要给别人看的,谁都会希望做的很好看很眩。但是如果没有辅助的画图软件如Photoshop,我们似乎比较难做出下面一半效果的ppt。而用keynotes,这一 切都很简单。

 

我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍,我想回归的问题是:

我们干吗做PPT?PPT是干吗的?

我想,PPT有两种,一种是给别人看的,另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的,是前一种可以用邮件发出去并支持转发,因为里面的东西会说的很清楚,有很多小字很多注释,或者纯是图文,总之,不需要做的人来解释,就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来给领导看的或者用于平等分享的。我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT,观看者是面对电脑屏幕看的,他们眼球和屏幕的距离不会超过1米。

另一种是给别人讲的,就是PPT的内容通常非常简单,PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的,关键是“讲”,不讲别人没法弄清楚。PPT里面通常有 大幅的画面,或者非常非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的,广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上,演讲者手舞足蹈在前面讲的。

PPT是用来表达自己思想的工具,只是一个工具而已。不同的是,PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式,更加容易获得观众的注意力。大少爷说,跟人 沟通创意,书面的方式很可能会理解不一样,最好还是追一个电话过去,口头沟通好很多。换句话说,书面的或者打在大屏幕上面的东西,只能也必须是一个辅助,语言和语音的辅助。所以,我还是比较赞同把PPT做得简单一点。

以前有这样的想法,自己做PPT的时候也在模拟,假装自己在讲,可总是仍然想放更多的东西在PPT里面,这样其实对自己很不利,观众会花更多的时间和注意 力在大屏幕上面,而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点,这就形成不是自己在讲,而是PPT在讲,自己做的是PPT的一个助手。这肯定不对。想了很 久,直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情:

 

在说明一个新东西的时候,先把这个东西的一个overview显示出来,这就够了,接下来的时间,是让观众看自己的,自己有更多的时间去讲解里面每一个要点(key points)。而这个时候,观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题,因此注意力在自己身上。

 

一定会有demo,这个在介绍新产品的时候很重要,但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo,还会在上面把很多地方highlight出 来,告诉人家这个是什么。其实,一个好的demo,是人就能看得懂的,我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了,而这样的话,一定要说出来,而不是写在大屏幕上。

 

告诉人家什么东西好的时候,一定会有对比,那就要告诉人家跟谁比,哪里好。哪里好的东西也不要写出来,每个看的人都会有自己的看法。我们要做的,就是引导观众朝我们的想法上面去走。

先出内容还是先说出内容?这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容,然后照着念一遍或者解释一遍。我发现,apple这次演说,之所以说成功,是他们非常纯熟地在运用技巧,控制观众的注意力。本文上面说到,看到key points以后,观众带着疑问看着演讲者,演讲者担当的是解释的角色,演讲者的受关注程度就非常高。同样的,Jobs等人经常会提出一些玄念,一些设问句,接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西,并且通常只有一句话,比如“next month”“today”,这时候观众会豁然开朗,他们的注意力会马上转移到大屏幕上面,接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者,等待解释。因为大屏幕上的内容只有最关键的词,大家只能知道关键点,具体的内容还是要有解答才行。

所以,控制观众的眼球,控制他们的注意力,非常重要!PPT充当的角色,就是帮助我们进行控制。

相关的几个说法,关于PPT制作的:

Magic Seven原则(7士2=5~9)。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了,请重新组织。

KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众,不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。

10/20/30法则。演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30 point)。

 

个人觉得这些有指导意义,但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。

同样一篇文章里面的东西,是说PPT制作里面一些技巧性的东西,归纳一下分享出来,有一些是自己总结的哦:

能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。

所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来,人家会觉得很省事。

别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。

要想办法让人知道你的PPT还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要,对自己好也对观众好。

不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的,朴素一点比花哨的更受欢迎。

多用口语,放在一些类似tips的地方,效果往往加倍。

 

好了,不说了。我们都还有很多很多事情要学,和顶级的高手学习,像Apple这样的,进步比较快。

在PowerPoint中,我们要制作出漂亮的演示效果,少不了要和文本和字体打交道。这次连载我们就来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧。由于内容较多,我们将其分为了两部分,这是下半部分。
  键入时去掉单词下红色波浪线
  如果你打开了“检查拼写错误”功能,则在键入不在PowerPoint词典中的单词时,PowerPoint将用红色波浪线将这个单词标记出来。只要选择“工具”→“选项”,再在弹出的对话框中单击“拼写检查和样式”标签,再清除“键入时检查拼写”复选框。
  小提示
  如果在隐藏下划线的同时,还想打开其内置的自动拼写检查,则在选中“键入时检查拼写”复选框的情况下选中“隐藏所有拼写错误”复选框。
  怎样的大小是合适幻灯片字体
  大家可以使用下面的技巧来测试字体是否足够大:先选择“文件”→“打印”,再在“打印内容”下拉列表框中选择“讲义”,然后设置“每页幻灯片数”为 9,这样就以每页9张幻灯片的密度把演示文稿打印在纸上。接下来,观看打印纸,如果看不清每张幻灯片上的所有文本,那么坐在房间后排的观众肯定也看不到。
  动画显示之后使文本变暗
  你可以用此技巧,使已经被添加了动画效果的文本在动画之后变的暗淡下去:选择“幻灯片放映”→“自定义动画”先打开“自定义动画”任务窗格,再在“自 定义动画”任务窗格中,单击自定义动画列表中所需的项目,再单击箭头,然后单击“效果选项”。然后在弹出对话框中使用“效果”选项卡,在“增强”之下的 “动画播放后”列表中,单击提供所需的变暗效果的颜色。
  按照字母或字显示文本动画
  你可以指定动画,使得文本按照字母或字进行动画:单击“幻灯片放映”→“自定义动画”,在“任务窗格”中选择想要编辑的动画,单击旁边的箭头,执行下 拉菜单中的“效果选项”。如果你想要按字母显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字母”;如果要按字显示动画,请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中,单击“按字/词”;如果要按段落级别或项目符号显示动画,请在“正文文本动画”选项卡的“组合文本”列表中,单击一个选项。完成后 单击“确定”即可。
  让标题自动跳起来
  如果能让标题出现时先是一个接一个地从上方下落,落下后每个字符还要上下反弹几次才能最终安静下来,这将是一个非常酷的效果:先选中欲跳动的标题,再 “任务窗格”中单击“动画方案”,在选择列表中选择“弹跳”选项就可以了。建议将文本的字号设置的大一些,这样弹跳效果会好得多。
  制作不停闪烁的字体
  先选中想要闪烁的文字,选择“幻灯片放映”→“自定义动画”→“添加效果”→“强调”→“闪烁”。这时该动画被添加到了动画列表中。选中该动画,单击 右边的箭头,在弹出菜单上执行“计时”,在“重复”右边的下拉列表中选择“直到下一次单击”。同时,你还可以选择闪烁的速度和延迟等参数。设置完成后,单击“确定”关闭对话框,然后在“自定义动画”任务窗格中单击“播放”欣赏制作出来的闪烁文字。
  文字和旁白同步
  你可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。但如果是一大段文字,字的出现速度还是太快了。这时你可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框,甚至几个字一个文本框,再对于每个文本框中的字,分别设置它的动画形式为按字母向右擦除,并在时间项中设置与前一动作间隔几 秒,就可使文字的出现速度和旁白一致了。
   
 撤消自动格式的选项
  PowerPoint中提供了许多自动格式,但是,这些自动格式可能不能总合你的心意。因此很多时候,都是使用“自动更正选项”按钮来撤消大多数的自动格式:在自动更改之后(如 
PowerPoint将某个网络路径格式化为一个超链接),如果你将鼠标指针停留在该超链接的附近,就会显示一个小蓝框。当指针指向它时,它会变成一个按钮图标。你单击该按钮,就会显示一个选项列表。可以选择是撤消对本实例的更正(也可以恢复),也可以全局更改特定的自动设置格式设置(单击“停止”就可以 了)以使PowerPoint 停止做出这样的更改。
  快捷选定文本
  在选定大段文本时觉得很麻烦,不过,试试此技巧,你会有新发现:先将光标定位于待选定文本的开头,然后拉动滚动条,找到末尾,按住Shift键,单击鼠标就可以选中了。
  选定表格中的项目
  表格是演示文稿中最重要的对象之一,下面的这些技巧可以让你快速的选定表格中的项目:如果你想要选择下一个单元格,请按 Tab;如果要选择前一个单 元格,请按 Shift+Tab;如果要选中多行、多列或整个表格,请拖动鼠标跨越行、列或整个表格;如果要选中列,请指向列的顶部边框外侧,并在指针变为向下的箭头时单击;若要选择单元格,请单击该单元格。
  快速更改文本框中文字周围的边距
  你可以给页面设置页边距,也可以给文本框设置边距,来更自由的规划版面:先选取要更改的自选图形或文本框,双击自选图形或文本框的选择矩形,再选择 “格式”对话框中的“文本框”标签,选中“重新调整自选图形以适应文本”复选框。在“内部边距”之下,调整尺寸以增加或减少文字和对象外部框线之间距离。 完成以后单击“确定”即可。
  在演示文稿中嵌入字体
  如果你计划让其他人来审阅或编辑自己的幻灯片,而又不能保证对方的电脑上面安装了幻灯片中使用的字体,就需要在演示文稿中嵌入字体,从而避免格式丢 失:先打开需要嵌入字体的演示文稿,选择“文件”→“另存为”,并在弹出的“另存为”对话框中单击“工具栏”上按下“工具”按钮,然后选择“保存选项”, 同时选中“嵌入 TrueType 字体”复选框。
  小提示
  然后如果你只是让他人来阅览,可以选择“只嵌入所用字符(适于减少文件大小)”,这样文件会变得较小;如果你还需要让他人来编辑自己的幻灯片,则需要选择“嵌入所有字符(适于其他人编辑)”,但这样文件将会变得较大。
  关闭自动套用格式选项
  自动套用格式包含PowerPoint对文本外观所作的自动更正,例如如将分数字符更改为分数符号或将Internet路径自动转换为超级链接。但很 多时候,并不需要这样做:这时,只要选择“工具”→“自动更正选项”,再在弹出对话框中单击“键入时自动设置格式”标签,然后再清除任何要打开或关闭的自 动格式选项。设置完以后单击“确定”关闭对话框即可。
  字号设置技巧
  不少朋友在制作网页的过程中,为了追求页面美观,喜欢把网页的字体设置成9磅(9pt)字。但FrontPage XP仅仅提供了8磅、10磅等偶数字体,这时你可以用鼠标单击“字号”列表框。当光标进入其中后输入“9”回车,此后就可以输入9磅字了。
  清除下划线的技巧
  如果你不喜欢超级链接文本下面的下划线,可以采用下面的方法将它去掉:有鼠标右键单击超级链接文本,选择快捷菜单中的“字体”,将“字体”对话框中的“下划线”选项前对钩去掉,然后“确定”即可。
  让文字在PowerPoint中亮起来
  在PowerPoint中,幻灯片放映时,其中的文字通常颜色暗淡,边缘模糊,可以交文字加粗(Ctrl+B)即可解决。
  快速加粗PowerPoint中的文字
  在PowerPoint普通视图中,在大纲窗格选择全选(Ctrl+A),再进行加粗(Ctrl+B)可以将所有的幻灯片中的文字全部加粗。
  自动调整字间距
  单击“工文单词具→选项”,在弹出对话框中使用“编辑”选项卡,选中“使用智能剪贴”复选框, 再单击“确定”按钮。这样,你在删除英时,自动去掉多余的空格;如果从剪贴板插入文本,也会自动添加空格。  

 

今天在家园发现一个帖子(www.21manager.com),很不错。讲的是风险投资对幻灯片的要求。

实际上,从毕业到现在,用了五六年的ppt,写方案,作提案。经历了以厚为美的年代,现在才发现,由繁到简才是真正的ppt之道。

对于ppt而言,是一种商业交流的工具,与word的最大区别就在于以较短的篇幅讲较多的内容呈现给你的目标对象。但我们很多时候还是停留在以厚为美的阶段,最后经常会发现,ppt讲了两个小时,洋洋洒洒,但是客户却抓不住重点,而且,经常会分散注意力。

 

以下的这个原则适用于很多行业和领域,譬如广告、公关、咨询,商业演示等等。

人的注意力总是要发散的,更何况我们经常面对的是老板、企业家和事务繁忙的经理人。

所以由简到繁容易,由繁到简就格外彰显功力了。

 

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经典 ★PPT 演示 “10/20/30” 原则

 

作为一个风险资本家,我不得不听取数以百计的创业者介绍他们的公司。大部分的介绍都是些废话:用六十页的幻灯片讲述“未决的专利申请”、“先动优势”、“所有我们需要做的就是让1%的中国人购买我们的产品”,诸如此类的启动方案。这些介绍是如此的恶心,以至于我一直在损耗着自己的听力,耳朵里一直在嗡嗡地叫,偶尔觉得世界都开始旋转。

                                                       ——Guy Kawasaki   

 厌倦了冗长的阐述,这名著名的风险投资人一直在努力传播其所谓的“PowerPoint10/20/30原则”。那么,何谓“PowerPoint10/20/30原则”?

 非常简单:一次PowerPoint陈述,应该只有10页幻灯片,持续时间不超过20分钟,字体不小于30磅。这一原则适用于任何能达成协议的陈述:比如,募集资本、推销、建立合作关系等等。

 

10,是PowerPoint陈述中最理想的幻灯片页数。一个普通人在一次会议里不可能理解10个以上概念——风险资本家也是普通人。(你和风险资本家的唯一区别只在于他是在拿别人的钱赌博给自己挣钱。)如果你必须要用超过10页的幻灯片来解释你的生意,你可能就没生意。

 

风险资本家关注的10个主题是:

  1.问题是什么?

  2.你的解决方案?

  3.商业模式?

  4.潜在力量/技术?

  5.市场营销如何进行?

  6.竞争性

  7.团队

  8.起始点和里程碑

  9.地位和时限

  10.概要和行动呼吁

 简练的说明以上这些,对你赢得听众的赞许很有帮助!

 20,是你必须在20分钟里介绍你的10页PPT。事实上很少有人能在很长时间内保持注意力集中,你必须抓紧时间。在一个完美的情况下,你在20分钟内完成你的介绍,就可以留下40分钟时间进行讨论——除非你不喜欢讨论,否则,最好还是尽快完成你的阐述吧。

 

30,是你的PPT文本内容的字体大小(其实30只是一个象征,意思是,尽可能大,估计是原作者为了1-2-3看起来舒服……)。大多数PPY都使用不超过20磅字体的文本,并试图在一页幻灯片里挤进尽可能多的文本,然后陈述者可以读它们,然而只要听众发现你在照本宣科,他们就可以在你之前读完,因为他们读起来总会比你说得更快。结果造成,你和你的听众不同步。

 

人们使用小号字体的原因有两方面:第一,他们对自己的材料不够熟悉;第二,他们认为更多的文本会更有说服力。这种观点很有害!强迫自己使用足够大的字体,因为这会要求你发现最重要的部分,并知道如何解释好它们。

 

这个PPT演示的“10/20/30”原则很值得我们思考,毕竟,一个演示的机会,不论对于创业者还是需要经常向各类客户做演示的人来说,都并不是唾手可得的。

最近一直在做ppt,虽然不能讲做的很好,但是还是有些感受需要记录下来。对于一个ppt幻灯片究竟好不好个人任务包括了两方面的内容。首先就是幻灯片的 纲要和内容本身,这个类似于一篇文章的骨架;其次才是ppt的布局,配色,模板和字体的选择,图表的应用,动画的设计等相关内容。
在畅享或栖息谷我们随时都可以下载到各大咨询公司的ppt制作工具集合,但是往往拿到这些并不清楚如何使用,或者我们用了这些漂亮的图表也无法做出一个好的幻灯片出来。因此当我们要做一个ppt的时候关键的还是应该从目标出发,先列出你的ppt要表达的核心思想,或者说你的ppt演讲完成后需要留给听众最 核心的内容是什么?所以做高质量ppt的关键还是会回到写作方法和技巧上面,从这点上也可以看到《金字塔原理》这类书籍在制作ppt上面的基础和重要性。一个ppt序言如何写?先描述场景还是先展示冲突?到了正文部分后准备分为几个部分描述?每个部分之间关系如何衔接?如何在各个部分都不断强调自己的论点?这些内容往往都是ppt制作前需要实现考虑的问题。
一个ppt究竟多少页合适?个人任务应该控制在30-50页是比较合适的,评价讲一页按2-3分钟计算的话,整个ppt的演讲实际在1-2个小时内。如果 ppt的页数太多就容易引起内容太多太发散,在一次演讲中是很难让听众一次完全吸收的。所以有时候在作ppt前就会在列出了提纲后先考虑提纲的每一部分内容大概占用几页来描述。
ppt的模板选择是开始制作ppt的时候另外一个重要事情,模板一定要和ppt的内容和应用环境相互结合起来。比如对于商务方面的应用尽量需要选择素淡的 ppt模板以显示严肃性。ppt模板选择后整个幻灯片的色调和色系基本就确定了,这块个人觉得在ppt制作中比较难把握好,因此可以参考网上专门的ppt 配色方案进行整个ppt的配色,目的仍然是保持整个幻灯片的一致性。
模板和配色确定了后,字体是我们要考虑的另外一个重要因素,比如为了幻灯片播放的时候能够看得清楚,一般至少要用14pt号以上的字体。对于字体本身也需 要考虑,一般采用黑体和宋体,但是对于宋体需要注意的是往往在本机器看着舒服的反映出来的时候效果比较差。所以有时候没有办法而采用楷体,楷体在不同字号大小情况下失真的情况比较少。
这些都确定了后就过渡到单页ppt的制作,首先需要考虑的问题就是如何布局的问题,布局是页面内容结构化的一种体现,一般可以考虑的是四栏布局,两栏布局或者2*2等方式的布局。特别是在图表和文字混排的时候采用2*2或一边单元格合并的布局效果会比较好。
对于每页内容的组织,我们需要考虑的核心仍然是能够用表格描述就不用整段文字描述,能够用图形描述就不用表格描述。图形最容易给听众最直接的感受,特别是在结合动画的时候。对于一页的内容如果是静态的内容,比如多要素组成,内容分解我们都可以用相应的要素组成图,树状分解等形式来表达。而对于动态内容,比 如要描述事物发展阶段,描述流程等,我们又可以借鉴ppt工具集中的相关发展阶段图和流程图来进行描述。还有一种就是基于数据的统计报表图,这类图形我们 一般可以在Excel中生成好后再拷贝过来。对于图表,还有一个要注意的就是尽量要去掉过多的颜色,线条和边框修饰。太多的边框和线条反而有喧宾夺主的感觉,转移了大家对图表数据内容本身的关注。
上面都完成后还需要考虑的就是个别页面是否需要设置一定的动画修饰。对于一个完整的ppt,需要动画的页面切忌过多。动画的作用是为了加深听众对内容的理解,特别是涉及到一些阶段流程等内容的描述时候,动画更能够体现效果。对于其它仅起修饰作用的场景下,要尽量少用动画。

 

PT是一种传播工具。构思PPT的过程,就是设计信息传达的过程。

 要进行准确的信息传达,意味着确认如下的系列问题:

 【1】谁是信息的接收者?

 既不要害怕,也不要做自大狂。不要企图讨好所有人,只讨好应该讨好的人。

 即使是拍马屁,也不要拍到马腿上了。

 【2】信息传递的目的何在?或者说接受者的目的何在?

 领导并不需要小满给他们上课,他们只是想确定小满是否是适合的岗位人选。

 确定了信息传递的目的,就确立了传递的策略和重点。

 【3】面面俱到,不如详略得当

 大家知道的少说或不说。说的越多,听众记住的就越少。ppt是一种关于印象的行为艺术,重点突出才是关键。

 不要把太多的东西塞在一个PPT里面。

 要制作好的PPT,要多用减法,而不是加法。

 【4】20分钟策略

 如果在5分钟,还没有进入主题,那肯定是个糟糕透顶的讲演。

 20分钟一个小段落,会是一个比较好的策略。时间越长,听众的兴趣会下降,也会麻木或疲劳。

 【5】不要在需要的时候,才发现积累不够

 把准备动作分散到平时,养成在工作中搜集资料的习惯。


 如此说来,PPT也是一种处心积虑的行为艺术。有很多需要准备和控制的细节,淹没在看似不经意间。只有反复体会,反复实践,才能体会到其中的秘密。

 小满应聘是个人使用PPT的一个案例。属于小品。

 下一次,我们跟大家分享另外一种PPT的实战“情景剧”:团队如何从整体上协调配合、设计和上演PPT剧,精确制导,命中营销目标。

今天到马君组织的学习沙龙进行第二次的分享。人不多,再加上这是我最最熟悉的话题,所以基本没有紧张情绪,不过仍然有很多地方需要改进。比如站位,幽默,练习的设计,内容的设计等等。

每一次都有进步和收获啦。这次的分享我设计的内容非常简单,就两个原则,中间穿插了大量实例,最后大家反映说讲解得太简单了,这些原理大家都知道。应该再增加一些内容等等。其实我觉得这是对我最好的反馈,因为往往大家都知道的原理,却没有去做。我想要达到的效果是让大家去思考,进而去把已经知道的原理真正运用到设计当中去。这样才是好的分享,培训,不是么?

这次PPT共有72张,这里节选一些主要内容,分享给大家先。:)

 

 

 

 

 

 

 工作的原因,常常需要帮别人修改PPT,大部分情况是演讲用的PPT。实际操作下来,发现有时候因为信息不对称,会影响效率。于是也根据经验总结了一下设计前的沟通方法。暂时列出这些要点,希望在未来的操作中逐步完善。 

如果在设计或者修改PPT之前,了解如下内容,相信会大大提高效率,不知道你是否同意,或者你有什么补充或者建议呢?欢迎留言讨论噢。 

1.主题
主题是什么,这是至关重要的。买书的经验告诉我们。书的封面都是精心设计的,用来吸引人的注意的。所以对于PPT的主题,也同样需要时间来精心设计。不过,很可惜的是,大部分PPT的封面并没有特别设计过,常常很简陋。 

2.内容提纲
如果是帮助别人设计PPT,在不知道内容提纲的情况下,就是巧妇难为无米之炊。如果能了解演讲人的要点,哪些地方需要详细说明,哪些地方一笔带过。需要特别强调什么数字或者重点。这样设计起来就会得心应手。 

3.内容讲稿
如果时间允许,能拿到内容讲稿,那是再好不过了。因为讲稿本身就已经能看出详略的地方,同时也可以根据现有的文字内容,视觉化很多东西出来,增加PPT的可视性。 

4.目的
了解演讲的目的,可以作为一个参考。          

5.语言
中文,英文,还是中英双语? 

6.听众和风格
了 解你的听众很关键。对不同的观众群,设计的内容会有所不同。不同的听众,决定了不同的风格。“专业”这个词经常被用到,但是不同的情况对“专业”的定义不同。有时候用照片是专业,有时候用卡通是专业。设计前有一个风格的界定比较不容易返工。如果有特别要求的颜色,也要特别注意。      

7.时间
演讲的时间和持续的时间。前者你会知道你有多少设计的时间。后者决定了PPT的页数

今天照例到收藏一些教育技术网站上溜达,无意链接到一个叫孙小小的博客,继而发现了一个专注视觉思维与演示设计的小小宝藏。从中午一直到深夜,学习了站内提供的大部分图文并茂的资料以及链接的一些网文、视频、slides等。最大的感触就是站长是个知行合一的人(主张的理念与方法通过自己的实践来展示,Show me,don't tell me),最大的启发就是在PPT中用简笔画(站长提出的画法有些复杂,其实Powerpoint里可以直接画)。另外,温习了让图表说话(图文并茂)、简单就是美等设计理念。

  我学习研究演示文稿尤其是课程演示文稿的制作也有几年,每年给教师做教育技术培训,还得会专门分享一些经验技巧。但是,实际情况是,我们教师制作的PPT质量与使用效果都不容乐观。我个人学习与研究的道路是会一直持续下去,关键是如何通过学校的人事培训等手段,改变大家的观念,推广使用好的经验 技巧,提升大家的整体技术能力。

  无论是麦肯锡的图表,还是孙小小的简笔画,或者高桥的巨大文字,哈德的巨幅图片,还是莱斯格的 图文结合,总之,就是用最简洁最形象的方式准确地把核心思想展示出来。很多时候,教师忘记了演示文稿是给学生(学员)看的,而不是做成自己照本宣科的稿子,所以一看到通篇是密密麻麻文字的PPT,我就起鸡皮疙瘩。按照KISS与KILL原则,PPT的设计应该注意如下方面:

内容与背景的对比要强(建议用较暗、柔和的背景色)

图文并茂(包括表格、动画或视频片段)

字体清晰,图文要呼应(列出关键词句即可)

每张只展示一个主题

整体风格(版式、字体样式等)保持一致

好久没去转logosky这个网站了,今天又看到篇好的译作,相信对于大家设计PPT会有很大的启发。本文由logosky.net设计师陈汉聪编译。

【译者的话】在幻灯片上写满文字是一种费力不讨好的设计,也没有一个观众能够记住你上面的那些数据及文字。而用图片来进行演讲能够达到更好的沟通效果,也能够产生更大的视觉冲击力。本文将探讨使用图片来安排幻灯片版面时所涉及的几个基本原则。

在幻灯片的演示中,照片比图表及文字能让你的观众与你的演示内容产生更加密切的联系。

我们都喜欢数据!6次射门,23个遭弃养的小孩,3级台风。我们喜欢在幻灯片上摆弄这些数据,分析数据,然后又用各种各样的图表来表达这些数据—— 无论何时何地,我们总是怀着喜悦的心情在向那些昏昏欲睡的观众展示这些“翔实的数据”。但问题是,单独的数据其实没有什么价值,只有与真实的生活联系起来 时这些数据才变得有意义。而与真实生活情景最好的联系是“故事”,所以请将你的那些文字及图表拿掉。而为了讲一个故事,我们需要有照片的帮助。照片能够与观众产生多渠道的联系。它们能够无声但却非常有力地将观众的注意力引入到你的演示内容中来,让观众产生一种情绪上的共鸣,并且也让听众对你要讲的内容有一 个心理上的准备。

 

 

 

我们很容易就能够找到大量快乐的图片,但一般不多见的悲伤图片却能够更有力的冲击观众的情感。如果你所演示的项目是象上图一样与儿童收容所有关,首先你要想的并不是这个收容所的资金情况及它的社会功能,也不是什么统计数据,而是:“谁是你要帮助的对象?为什么?”这是首要 的问题,找一张图片来表达这个问题即可。

你是演示的主角:

关于演示,你要明白的第一件事就是你是整个演示的主角。你的观众大老远来到这里是为了听你的讲话,而不是为了看幻灯片。我们采用一张图片来让观众对你所讲的主题有个大概的了解,而细节则是通过你的口说出来。这个过程本身就很有趣,只有亲身体验的人才会知道。

(主题:Thompson集团收购Trax公司的情况介绍)

太多东西了!这张幻灯片基本上就象你所写的一个便条,但在视觉上,它毫无作用。上面所列的信息并没有什么问题,但关键是:观众对这些信息的获得应该来自你的讲述。在你讲述时,结合你的个性、表达能力、身体语言及表情告诉观众——这才是真正的演示!

 

(主题:2008年我们收购TRAX公司)

 

相关细节应该由你自己说出来!

使用象征性图片:
有很多主题,比如说,保险业的规章制度,你很难去用一张很真实的照片去反映这种抽象的主题。在这种情况下,或许就可尝试用 一些在视觉上有某种象征意义的图片。在上面这个例子中,使用的就是一种具有“比喻”意义的图片。你可以将你要讲的话想象成多个章节,然后每一个章节就用一张图片去表达,图片产生了一种吸引观众的作用,也让观众将你讲的话与这张图片产生了某种联系。避免使用一些毫无特色的照片。文字应该“最少化”,并且使用 中性的语调表达。

一次表达一个观点:

每一张幻灯片只表达一个观点,就算你有足够的空间放其它东西也一样。这可以让观众有充分的空间来思考你所讲的内容。其中的关键是能够产生良好的沟通。

 

(主题:交通管理系统)

(文字:每周客流量)

飞机、火车、巴士及的士,589000,377800,320900,218600——谁会记得住这些数据?这些数据很有用,但没有人会对这些数据有所反应!我们可以将上述的四组数据分别用四张幻灯片来表达,每一张只表达一个主题,每一张都配合一张与主题相关而且全屏显示的照片。这样才能达到我们上 述所说的目的:给观众有足够的空间思考,增加观众对你所说的内容的认同度。

令人眼睛一亮:

我们的思维受到惯性的束缚,经验往往成为我们认知某一个物品的准则。而让人眼睛一亮,其实就是打破这种惯性,重塑观众对某一个物品的认知。

(主题:不同品牌的显著区别)

沉闷的设计:这样的幻灯片随处可见,我们谈论的主题是“区别”,但在这里我们看不出“区别”在哪里,它只是列几个要点,毫不吸引。矩形的屏幕比例及加上阴影的文字也令版面显得很压抑,没有丝毫我们所说的“沟通”的价值。让我们来点创意吧,其实你完全可以做得到。

(主题:是什么让你与众不同?)

无疑,这是一个非常吸引人的版面。橙在苹果中,这就是我们所说的令人眼睛一亮,打破我们一般熟悉的认知。一个简单的问题(而不是一种陈述)引导观众思考,并且在心理上做好准备听你的演讲。上面的图片,橙和苹果是两种比较相似的水果,相似是很重要的,要给人一种在不经意中产生惊讶的感觉,如果后面放的 不是橙,而是一个面包,其实这种效果就完全消失了。

搞笑!
每个人都喜欢笑。在演示时一些小小的技巧就能够达到这种效果,或者让观众更享受你的演讲,这比仅仅的幽默感更有效。

(主题:六月份存货量)

实事求是的说,上面这张幻灯片已经做得非常不错了,完全可以拿得出手,图表简单清晰,表达的趋势一目了然。但,慢点,天啊,看看上面这些数据!真是遭透了,从年初倒霉到年中,这个时候,可能除了哭,只能笑了!我们还可以做得更好:

(主题:六月份存货量)

人生中最令人绝望的事可能是在你进去厕所几分钟后,当你准备心满意足站起来时,却看到卫生纸已经用完了。或许也只有这种情景才能表达出我们此时此刻那种欲哭无泪的心情。精心挑选的图片,既表达出“存货量不足”这个含义,同时也展现出一种“故事”情节。可以想象:前面那张虽然漂亮的幻灯片并不会让人记 住多久,而这一张,却能够在哄堂大笑中让人长久回味。更重要的是,由于其有趣,你更能获得观众的认同感,如果你需要他们的帮忙来解决问题,这样的沟通方式也更有效。

发现美:

美会触发我们内心深外的渴望。一张漂亮的照片可以让观众摆脱日常的单调而引起他们的注意力,也可以将他们带进一个丰富多彩的世界。无论你的主题是什么,都要学会发掘美。

(主题:安吉是中国最大的竹种园)

这是一个吃力不讨好的版式。这幅人工痕迹很强的图片放在不对称的两色背景上,给人的感觉很生硬,呆板而缺乏美感。其实在设计幻灯片时,要思考的是:我们需要的是故事,而不是数据。与其对你的主题唠叨不停,干脆我们以一种更好的方式来呈现。

(主题:中国安吉竹种园有288个品种)

漂亮的照片带出一种感官上的体验,而且也很容易设计。青葱繁茂的竹林让观众好象走进了一座绿色森林(“哇,这才是真正的竹子!”)。单行的文字及漂亮的字体低调地让图片发挥最大的视觉力量。

戏剧化:

戏剧就是电影院。指的是一张图片创造出某一种效果,如兴奋、期待、深刻等。戏剧化的设计就是突出强调某一种感受:将动作变得更夸张,让对比显得更强烈,让差异显得更突出。

(主题:了解你的目标)

关于PPT,有很多免费的模板可以利用。但上面所用的模板其实也说明了相当一部分模板所在的问题。地球及渐变的天空单独看起来不错,但如果放在你的幻灯片上,就显得有点碍眼,就好象在镜头前总有另一只手在摆动的感觉。同时,他们还分散了观众的注意力。而你那些文字及信息被这些图片消融了一干二净。

主题:了解你的目标)

我们把文字放在舞台中央,其实找一张合适的图片就可以轻易实现这一点。留意上面这个版面:有视觉支撑点(人物),暗色的背景及及上方明亮的光线,每一条线都呈同一角度,拍摄的角度也很特别,还有长长的阴影。这是一种舞台效果——在真实的生活中并不常见,整个画面也给人一种超现实的感觉。这样的视觉效果同样具有很强的冲击力。

展现脸部:
脸部是我们人类在所有图片中最熟悉的画面,脸部的表情特写也往往最容易触动我们的心扉。采用脸部作为表达,你已经不需要再用另外的强调了。脸部表情可以多种多样:高兴的,悲伤的,紧张的,焦虑的等等。

(主题:SPCA宠物收养项目/2007年有1220只狗被收养)

上面这个版面有什么问题?它只是表达了一种事实,再加上数据,仅此而已。在图片中我们没有获得额外的信息。在这个版面中你如果只是想表达被收养的狗只有多少问题还不大,但你并不仅仅想表达出这个信息。另外,活泼鲜艳的卡通狗与深沉渐变色搭配也不配合,进一步使版面弱化。

(主题: 1220个领养的客户)

脸部传达更多信息:达个版面中,更少的数据,连SPCA也没有提起,但版面传达更多信息。每一个观众看到这张图时都产生更大的情感上的反应,这个时候,你的文字就给人更多的感受,而不仅仅是传达一个事实或数据。

如何寻找一张好图片?
当然,这与你自己的眼光有关,但也与你寻找图片的技巧有关。作为一个PPT所用 的图片,有时你需要找一些有部分平实背景的图片,以便你能够在上面加上文字。现在有些图片搜索网站,甚至可以让你选择在那边留空来进行搜索。以下就是一些适合用于幻灯片背景的图片,他们都有一个特点:图片的主要元素在其中一边,而且留有大部分的空位。当然,你也不一定能够干好找到你非常满意的照片,有时适 当对图片进行了剪切或许更有帮助。甚至会一些PS的基本操作也更有利。但无论如何,善于发掘图片的含义,加上你的一点创意,让文字与图片产生更有趣的联 系,这或许是更重要的技巧。

 

PPT制作技巧

Magic Seven原则(7士2=5~9)。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了,请重新组织。

KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众,不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。

10/20/30法则。演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30 point)。

 

能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。

所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来,人家会觉得很省事。

别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。

要想办法让人知道你的PPT还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要,对自己好也对观众好。

不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的,朴素一点比花哨的更受欢迎。

多用口语,放在一些类似tips的地方,效果往往加倍。

1、尽量用低版本的powerpoint做,避免对方机子不能正常显示你ppt的动画、字体;
 
2、形式服从内容,根据内容定义你的ppt风格,不要太花俏;
 
3、字体与背景分离鲜明,配色要柔和舒服,要顾及学生的视角,忌混淆不清;
 
4、做跳页链接url时,用相对地址而非绝对地址;
 
5、每张ppt最好有题目标识,防止连自己都不知道自己想表达的内容在哪张ppt上;
 
6、尽量少用音乐,用音乐最好用midi格式,它读取方便;
 
7、ppt内容只是提要,切忌详细,否则就显得你只是在读ppt,而不是在讲课。
 
8、用不同的机子测试你的ppt,看是否都能正常显示。

制作PPT的八个武器

1.目标——恰当的PPT,为恰当的客户
2.风格——建立易记忆的PPT
3.颜色——PPT不是绘画
4.逻辑——运用逻辑使PPT具有说服力
5.布局——用结构化规划你的PPT
6.工具——用图表进行说话
7.过程——行动的PPT
8.呈现——在成功的PPT上,做成功的PPT

提高ppt制作质量20法

PowerPoint也是一个很大的工具库存,初学者往往由于不知道这个工具库中各种工具的,陈列方法,所以用起来不那么方便,制出的软件也比较。实际上,只要你坚持大胆去做,就会在使用中不断发现和开掘出一些很有价值的新工具、新手段,令软件变得更生 动、更流畅,有时还会让你大喜过望、高兴不已。在课件实际制作过程中,我们常常要选用和配制一些影片、图片、动画、声音等素材,而怎样灵活自由地用好这些素材,就成为提高PowerPoint 软件制作质量关键所在。在用PowerPoint制作课件的过程中,我们逐渐积累了一些使用技巧,现在简要加以说明,期望引得同仁的交流,共同长进。

 

1、字的出现与讲演同步

为使字与旁白一起出现,可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但右是一大段文字,字的出现 速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块,甚至是几个字一个字块,再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除,并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒,就可使文字的出现速度和旁白一致了。

2、长时间闪烁字体的制作

在PowerPoint中也可制作闪烁字,但PowerPoint中的闪烁只是流星般地闪一次罢了要 做一个可吸引人注意的连续闪烁字,可以这样做:在文本框中填入所需字,处理好字的格式和效果,并做成快速或中速闪烁的图画效果,复制这个文本框,根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数,再将这些框的位置设为一致,处理这些文本框为每隔一秒动作一次,设置文本框在动作后消失,这样就成功了。

3、 目录式的跳转

利用字的跳转功能,可以建立漂亮的目录。设置跳转时,建议不要设置字体的动作,而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下画线,又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框,单击右键,选取“动作设置”项,链接到所要跳转的页面。

4、 旋转图片的方法

在实际使用中文PowerPoint提供的艺术图片时,往往需要对图片进行旋转、渐变和阴影交换等操作。因为中文PowerPoint的操作过程是针对对象的,而这些图片固有的格式又与中文PowerPoint中的对象不同,因此,需要在完成一些比较复 杂的操作之前,先将这些图片转变为中文PowerPoint中的对象,然后再进行操作。操作方法如下;

(1)在中文的文件中,依次选择“插入/对象/图片/选择图片”,来调用需要进一步编辑的图片。

(2)在中该图片之后,再使用鼠标左键单击工具条中“绘图”,然后选择“取消组合”命令项,并在随后的警告提示中选择“确定”,从而使这个图片分解成若干个小单元,接着在图片外部任意地方单击左键,使图片分解标记消失。

(3)在分解后的图片的左上角处按下左键,然后向该分解后的图片的右下角处进行拖动,使分解后的整个图片被全部套在矩形虚框中,此时松开鼠标左键,即可出现分解后的图片被全部了选中的标记。

(4)使用鼠标左键单击工具条中“绘图”,然后选择“组合”命令项,即可使分解后的图片重新组合成为中文PowerPoint的对象。

(5)先中该图片对象之后,再使用鼠标左键单击工具条中“旋转”按钮,即可实现艺术图片的旋转操作。

5、 控制幻灯片的播放

在中文PowerPoint播放幻灯片的过程中,往往需要实现暂停后再继续播放、幻灯片之间跳转、播放同时进行画图等操作。操作方法如下:

(1)实现暂停后再继续播放的方法。

在播放过程中按下停止键(S键)或数字键盘上的加号键(+)可以暂停或继续一个自动播放过程。如果使用Alt +Tab组合键切换到Windows的其他应用程序中,也会实现暂停自动播放过程,直到切换回来后再继续进行播放。

(2)实现播放过程中在幻灯片间进行跳转的方法。

①在播放幻灯片之前键入一个数字(如3),然后回车,即可直接跳转到数字的设定幻灯片中(这里是第3 张)。②在播放幻灯片的过程中,同时按住鼠标左右两键,在持续2秒钟之后,即可实现从当前任一幻灯片中直接跳转到第一张幻灯片。③在播放幻灯片的过程中,使用鼠标左键单击幻灯片(或者按下N键、空格键、右方向键、下方向键及PageDown下翻页键中的任何一个),即可实现跳转到下一张幻灯片。④在播放幻 灯片的过程中按下H键,不但可以跳转到下一张幻灯片,而且还可以显示原来设置成隐藏的幻灯片(当某一张幻灯片上有一个黑色梅花样标记时表示它后面有一张隐藏的幻灯片)。⑤在播放幻灯片上的过程中按下P键、退格键、左方向键、上方向键、右方向键及Pageup上翻页键中的任意一个,即可实现跳转到上一张幻灯 片。

6、 在播放幻灯片的过程中进行画图的方法

首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下角的图标(或者按下ctrl +P组合键),然后单击画笔,鼠标变为一只画笔,再在需要进行画图的第一点单击鼠标左键,然后拖动鼠标依次到第二点、第三点……进行单击即可进行画图。如 果需要擦掉刚画的图形,按下E(擦除)键即可(如果此时先切换到别的windows应用程序,然后再切换回来,则刚画的图形会自动消失)。

7、利用动作按钮实现自由跳转

PowerPoint提供现成的动作按钮,帮助你实现幻灯片播放的自由跳转,从而达到人机交互的效果。具体操作是:

⑴在幻灯片视图下,在当前窗口中有你要进行跳转的幻灯片,这时点击菜单框中的幻灯片放映项,从出现的下拉式菜单中选择相应的动作按钮项。计算机系统提供了若干种不同形状的按钮,它们具有不同的功能,你可以根据需要选择其中的一种。

⑵把鼠标指针移到幻灯片中,按下左键往右拖拉鼠标,幻灯片中出现一个刚才选中的按钮。如果要移动它的位置,单击,选中后,按下左键拖拉鼠标即可;如想让PowerPoint改变其大小,可在单击选中出现的八个方形控制点后,移动鼠标指针到四角的控制点上,按下左键拖拉即可。按钮上图案形状的改变可通过拖拉按钮边的一个黄色的菱形点来完成。颜色和线条的变化可通过双击“按钮”图标,从出现的“设置自动图 形格式”对话框中进行操作。

⑶按钮的属性可以在它刚刚生成时进行设定。拖拉鼠标生成按钮后,松开鼠标左键,屏幕自动弹出一个“动 作设置”对话框,其中主要有两个选项,单击鼠标和鼠标移动。它们是两种不同的激活交互响应方式,每一种方式下都有“超级链接”、“运行程序和播放声音”等 项目供你选择。如要实现点击按钮转到其他的幻灯片中可选“超级链接”,如想点击按钮播放一段音乐则可选“播放声音”。每当你选好一项时,点击它的长方形 条,右边的向下箭头会有一个下拉菜单,从中可选择要链接的幻灯片或一段音乐等。设置完成后点击“确定”即可。

8、 用热键超文本链接功能实现跳转,提高交互性功能 

大多数老师开始制作的PowerPoint软件,几乎都没有热键,因而也就没有交互性,幻灯片只能按原来的固定次序逐张放映,这使老师上课时就显得很被动。其实热键方式是通常进行人机对话的另一种常用的形式,精巧的设置可使你的软件具有专业水准。在 PowerPoint中利用热键超文本链接功能实现跳转,其交互性功能也是相当不错的,设计起来也不困难。    

⑴热键可以是PowerPoint里本身为你准备的“动作按钮”(菜单栏上的“幻灯片放映”—“动作 按钮”)中的各种按钮,如电影、声音、信息、开始、结束、帮助等,也可以自己设计任意形状、任意色彩图案、任意字符,只要自认为满意就行,例如:“主菜 单”、“返回”、“背景介绍”、“作家作品”、“迁移阅读”等.

⑵选定该热键(单击该键,使其周围出现带点的处理框,此框意味着可惟对该框内容进行编辑处理),从“幻灯片放映”中选择“动作设置”,打开对话框,这时你可选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两种方式来控制热键动作,一般为了上课便于控制,多选有前者。

⑶在同一对话框中点击“超级链接到”,再打开它下面的下拉菜单。可以选择任意一张幻灯片、一段影片或声音,作为该热键的链接对象,这个对象可以是本PowerPoint文件里的幻灯片,也可以是其他文件(如word、excel)或光碟里面的字符、动画、影片。

⑷点击“播放声音”。同样,在下拉菜单中PowerPoint也准备了多种声音配合“动作”,若均不满意,可在菜单最后点击“其他声音”,这时你可从光碟等各种文件中截取你需要的声音。如果还不满意,还可自己配音(具体操作,可参照下面“你也可以直接为课件配音”)。

⑸点击“单位时突出显示”以增强画面的效果.

⑹最后单击“确定”,关闭对话框,你就完成一个交互式动作的热键设置。

重复⑴-⑹,设置多处交互式热键,你就可以在文件前后、文件内外任意前进后退、跳跃、重复演播、挥洒自如了。如果有很多热键,你可在像许多出版的软件那样,统一形式,一律都在画面的下方或左边,但自用就不必这么考究了。事实上,在我的课件里,我更愿意让 热键不那么整齐划一,无论是颜色还是形状,而且放置也是随心所欲的,我觉得这样自己用起来更方便、更自在,也许也更有个人的风格。

需要说明的热字设置完成以后,马上你就可以看到它的颜色与普通文字不同(且有下画线标记),但它的功 能不是马上就可以实现。只有在幻灯片放映时,才能完成你设计的跳转功能。这时你只要移动鼠标指针到设置的文字对象上,鼠标指针马上变成一只手状指针,只要点按左键(如把动作设置成移过鼠标,则无需点击)即实现跳转。如果先按住shift键再按照上述方法进行画图,则可以直接画出水平线或垂直线。

9、 制作特效字幕

大家在看电影进,知道有些电影字幕是从画面中的下部慢慢地出来,然后在画面的上部消失。其实我们可以利用PowerPoint强大的演示功能,制作出这样一张幻灯片。其制作过程如下:

⑴在“新建”幻灯片中选择“空白”格式的幻灯片,单击“确定”。

⑵在“插入”菜单中选择“图片”中的“来自文件”选项,选择已设计好背景图片的文件名,单击“插入”按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。

⑶调整好图片的大小,选定图片框,在“编辑”菜单中选择“复制”,以备后面反复调用这幅图片。

⑷用图片上的“裁剪”工具保留图片下部约1/5的部分,将保留的图片移出幻灯片外,以方便后面的操作。

⑸单击“编辑”菜单,选择“粘贴”,以下操作同第4条,保留约3/5的上部图片。

⑹单击“编辑”菜单,选择“粘贴”,在屏幕下面的“绘图”菜单中选择“叠放次序”,半单击“置于底层”。此时,灯片上有了三幅图片:完整的背景图、上部图片和下部图片。

⑺首先完整的背景图在幻灯处上放好,然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好,注意要看上去就好像是一幅图似的。

⑻单击“插入”菜单,选择“文本框”中的“文本框”,在文本框中输入要演示的文本。

⑼先将文本框在“叠放次序”中“置于底层”,然后再将文本框“上移一层”。

⑽决定文本框的动画样式。单击“幻灯片放映”,选择“自定义动画”,在动画效果中选择“从下部缓慢移入”,单击“确定”。

⑾在放置文本框时,要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部,如文本内容较长,尽管从幻灯片的上部伸出,多长都没有关系。

⑿现在就可以按一下“幻灯片放映”的快捷,看一看刚才制作的字幕如何,可以的话,就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容,这样,一张仿电影字幕的幻灯片就制成了。

http://digi.it.sohu.com/powerpoint.shtml

使用PowerPoint制作课件时,老师们普遍觉得按钮的效果没有Flash那么动感十足,如何让PowerPoint里的按钮也能动起来呢?一起来试试吧。

  首先,建立一张空白演示文稿。

  1. 选取椭圆工具,按住“Alt”键,拖出一个正圆形。

  2. 点击“填充颜色”的下拉菜单,选择“填充效果/过渡”,在“颜色”框中选择颜色1为白色,颜色2为紫色,在“底纹式样”框中选择“角部辐射”,在“变形”框中选择第一项,按〔确定〕。

 

  3. 为了使这个按钮看起来像一个立体球,必须去边:选择“线条颜色”的下拉菜单的“无线条颜色”。

  4. 在按钮上输入文字“播放”:选择文本框,在按钮上单击一下,输入文字“播放”。

  5. 复制该幻灯片:在大纲栏里选择该幻灯片,复制并粘贴,产生第二张幻灯片。

  6. 修改第二张幻灯片的按钮图案:与步骤2相同,“变形”框中选择第二项。

  7. 对每个按钮设置鼠标移过的超级链接:右击该按钮,选择“动作设置”,第一张幻灯片的按钮链接到第二张,第二张幻灯片的按钮就链接到第一张。

好了,大功告成。现在,点击“幻灯片放映”,当鼠标经过按钮时,按钮是不是就动起来了?

 

来自《品牌名利场 Vanity Fair of Brand》,原文在这里

 

现在有个趋势是Powerpoint的泛滥使用,甚至以长篇为荣,我现在开会已习惯首先看对方PPT左下角的页码,如果超过30页就有点坐立不 安(我总相信30页之内可以介绍一切可以用PPT讲明白的事情),遇到那种喜欢在每一个slide下标注“第*页/共*页的人,我就很有好感并在内心夸奖 对方具有职业风范和pptiquette(借用netiquette之义),当然还有那些既不标页码又极臭而长的提案,更是折磨我们的生命,有时我恨不得把演讲者揪下来勒令闭嘴。
记得我以前在某个日志抨击过这种现象,尤其是那种用公司业务介绍的PPT来演讲的所谓专业人士,不过此帖激怒过一些圈内人。作为身体力行者,我一直在自己的team里提倡短小精悍的PPT风格,而且减去所有不必要的图案、装饰、声音以及动画效果。我的思想是“先做 减法到最极限的骨骼,再做加法添肉丰满起来”,我相信这样的PPT才是保留了最紧要的结构、逻辑、推理、结论,并保证你使用的是最简练的语言,而且这也最 利于发挥PPT的本质和沟通的最大效果。
当然这个思想也是来自《金字塔原理和电梯原则》
不仅写PPT如此,在运用PPT演讲也是如此。
如果给予充足的时间,任何一个演讲者(假设PPT是他亲手写的)都能完整自如的表达PPT中要表达的所有内容,但是,假设突然临时被告知,演讲时间被缩短一半怎么办?他马上就要决定,该省略哪些内容,淡化哪些内容;假设演讲时间只有5分钟?怎么办?
我遇到最苛刻的时间,是缩短到只有1分钟(老板基本已经在整理文件开始起身)——那基本上只能打开最后一页直接用力陈述结论——哪怕象陈凯歌那样用力过猛搞个无极也行!
我 在很多会议上遇到这样的情况,尤其是那种1天排满了10多个发言的大会,永远会超时,结果后面的发言者不得不被迫缩短时间,结果导致发言质量大大下降,原因在于催促之下很多没有经验的发言者因此结结巴巴,不知该如何把握重点,应该跳过哪些slide直接到什么位置;最好笑的是一次,我们在下面大声要他加快速度,结果这位可怜的同事,当时大汗淋漓、身体僵硬、思维混乱,干脆一个字一个字念PPT上的文字——无论我们怎样催促,我们不得不全场安静,等他逐渐调 整呼吸,慢慢将PPT读完。
从此我总结了一个经验,假设要考验一个人的思考水平和准备工作如何,给他1小时演讲时间准备PPT,但是当他 开始时,突然告诉他只有10分钟,要求他加快速度只讲关键之处——看他能否自如地达到你的要求?然后突然又告诉他,你对某个地方很感兴趣,愿意再多给他 20分钟详细表述,然后又观察他如何组织语言,从这个地方展开,并且与主题联结。

我曾经在Presentationzen里面看到过Jobs演讲的精彩图片,所以今天看到这篇文章的时候特别有感触。我看到的是英文的文章,刚才找到了中文,就把中文帖过来吧。

 

如何像乔布斯那样做个吸引人的演讲

作者:Carmine Gallo

原文在这里 中文翻译来自这里

图片原文中没有,我从Presentationzen里找了一些

 

苹果公司在三十年里不断创新,它给我们带来了全新体验的计算机并改变了我们聆听音乐的方式。而极具人格魅力的公司创始人史蒂夫·乔布斯将公司提升到 了一个新的高度。任何观看过乔布斯演讲的人都会认同,他是美国最为杰出的公司演讲者之一。乔布期从很早以前就知道,一个领导人必须是该公司的品牌发言人。
作为一个专栏作家和记者,我花了大量的时间来观看乔布斯的演讲。他真是棒极了。无伦是发布像iPod那样的电子玩意,还是酒吧三明治,最主要的目的就是要赢得客户。以下是我从乔布斯演讲中总结出的五个重点,看看他是如何通过演讲技巧来做到这一切的。
*传达“利益”概念


乔 布斯在演讲中不是在推销商品实物,他传达的是一种体验信息。乔布斯不像大部分的技术人员,在演讲中充斥着那些令人麻木的数据统计,而是在向听众兜售他们能从新产品中得到何种“利益”!举例来说,在发布30G iPod时,他这样说明这个产品对用户的意义——用户可以随身携带7500首歌曲、25000张照片、或者是长达75小时的视频。而在介绍第一台 Intel Mac时,他向用户解释,双核芯片使新的Macbook Pro比旧款Powerbook G4快上四倍,是“令人尖叫”的产品。他强调这是苹果制造的最薄的笔记本电脑,同时还有很多今人惊奇的新特性,如更亮的宽屏幕、内置摄像头方便用户进行视频会议。事实上这不是在谈论技术,而在说技术可以为你带来什么!
*练习再练习
在产品 发布的期间,乔布斯会无视其他任何事情。他不断的温习和演练手中的资料。商业周刊06年2月6号的文章中写道,“乔布斯在发布新产品时,就像一位老朋友在你的客厅中向你展示一项他的发明!而背后的事实是,这样的亲和力是建立在无数次的排练上的。”文章中还写道,乔布斯常常要花四个小时来做准备,因为他要了解演讲中的每一张幻灯片和每一处展示细节。
*图形化


在乔布斯演讲时,通常条条杠杠的文字内容很少出现。每一张幻灯片都尽量用图形来表达。如当他谈论计算机内部的新芯片时,背景就会在产品边上配上一张色彩丰富的芯片图片。对!就是这么简单、明了。
苹 果公司的演讲不是用主流的PowerPoint软件来创作的。但事实上,用PowerPoint也能像它一样做成图形化的效果。关键在你制作时候,一定要 具有尽量用图片来取代条条杠杠文字这样的观念。曾有一个公司的副总,计划通过一份包含80多张大量信息的幻灯对其客户做演讲,而这一切都要被压缩在短短的 40分钟里。可想而知,他的客户如何能接受。我建议他用图形方式来表达他的信息。于是,他对幻灯进行了修改,将内容缩减至10多张图片丰富的内容。结果, 第二天,报纸就报道了投资人和分析师对他的演讲反响强烈,公司股票也随后上扬17%。这结果正是从乔布斯的图形化表达中所吸收到的。
*激情无限
乔布斯具有一种充满感染力的激情。当发布videio iPod时,他说,“这是我们所制造过的最棒的音乐播放器”“它具有无与伦比的屏幕!”“色彩极为出色!”“视频效果令人惊叹不已!”
而我在指导一些客户演讲时,常常不得不让他们暂停下来,提醒他们,要对自己所表达内容注入激情。他们通常能领会我的意思,但不一会儿又会失去激情,重新被带回到“演讲状态”中。而在乔布斯的演讲中,时刻能感受到这种激情。
没有比80年代中期,乔布斯劝说史考利加入苹果更具煸动性的例子了。“你是愿意一辈子都卖苏打水,还是与我一同改变世界?”结果这位百事公司的官员选择了后者。尽管他最终以失败收场,但从这件事上,我们能看出乔布斯的使命感——这种从苹果公司创立至今一直延续着的使命感。
*and one more thing...


在 每场演讲快结束时,乔布斯会补充道,“and one more thing...”。然后,它可能会是一件新产品,一种新功能或者一个乐团节目秀。这个举动使乔布斯的演讲变得更像是一场盛会:有一个冲击力的开场,中段是产品演示,一个精炼总结,最后还有“one more thing...”这样一个安可!

 

 

如果你阅读过前几天小小转载的文章如何用图片进行演示,小小可以开心地告诉你,源头终于被小小搜索到咧,那就是before and after

在小小见过的所有讲设计的资源中,before and after是最经典的。配色极其舒服。 最早小小是通过logosky谈艺录了解到的ba的,由于before and after是个收费的网站,所以只能看到仅有的3篇免费下载的文章。

不过呢,最近在google里搜索了一番,还是能找到几乎所有的免费下载连接滴。搜索的方式很简单:
bamagazine filetype:pdf

通过这种方法,你能找到很多资源和网站哦。:)

 这是小小的部分收获。  

有一些内容是和presentation的设计相关的。

 当然,如果你喜欢阅读中文的话,可以直接到logosky的谈艺录,谢谢设计师陈汉聪的编译,可以让大家获得很多圣经级别的设计资源,而且是用母语来阅读。

学设计,到宜家!受孙明明的启发(木头人--提高简笔画水平的好工具),今天跑到宜家买了一个木头小人,以后可以用它来练习画画。而除此之外还有许多许多其他的收获。去过宜家,并且看过他们的网站,小小得出一个结论:Ikea的确是生活的专家。

宜家,可以吃饭,买各种各样好东西,闲逛也特别舒坦。而如果你对设计感兴趣,那里绝对能给你很多启发:产品设计,房间设计,玩具设计,网页设计......

对我来说,关注得最多的是,有什么可以借鉴到PPT设计上呢?太多了哈!

放眼望去,那些海报都是值得学习学习再学习的,可惜这次没有拍照(下次有机会补上噢!)。不过我们去看宜家的网站,道理是一样的噢:

排版

 

 

 

 

 

 

 


这是一个新产品的广告,大量的留白(或者说留黑)特别舒服。

 

 

 

 

 

 

 


下一个画面加上的主体,鲜艳的颜色同样漂亮。

 

 

 

 

 

 

 

 


这种排版的模式,几乎可以直接用在PPT的设计中来。只要把标题加大,内文变成台词就好了。

 

 小小尤其喜欢的是宜家疯狂方式,这里有简笔画,黑白照片,彩色产品照片,动画,音乐,还有产品背后的故事,每一样都是精心设计的。欣赏的同时呢,一样的道理,如果把小文字去掉就可以把排版的模式用在PPT中啦!

图解

 注意到左边那些小图标了么?下次画简笔画可以来这里参考哈!

偶然的机会认识老臧的,他写一个很好看的blog:学习金子塔。我曾经写过一篇文:看《农夫耕完今天这片田》认识新朋友,讲的就是他。后来在老乔的酒吧里见了一次面。他也写了两篇文:通过Jobs认识孙小小和乔家学院(上) (下)

学习金字塔:昨天译了一段GARR的话:Garr Reynolds跟 一个展示设计专业人士交流,他说:“他们不是在谈论Powerpoing或者Keynote(苹果电脑的幻灯片播放软件)文件,我们讨论的是关于故事、信息、视觉传达和结构,诸如此类。我认为这凸显了一个观念:伟大的演示和伟大的设计并不是关于工具或者技巧,它们是关于观念,使得信息能够直指人心。

I don’t think we ever really talked about PowerPoint or Keynote. We talked about story and message and visual communication, structure, and on and on. I guess this underscores the idea that great presentations and great design are not about tools or technique, they're about ideas and getting messages to stick.   点这里看原文

孙小小:对,工具就是笔,你能写出什么或者画出什么取决于你的脑袋。

学习金字塔:这个是电脑软件无法告诉你的。有人说,电脑软件可以轻易地帮你画出一条直线,但是它不能告诉你这条直线应该画在哪里。

孙小小:哈哈 说得太好了!我有次看到台湾一些人做简报交流,用什么软件的都有。他们那次基本都是模仿高桥风格,特别好玩。你看过高桥的东西么?

学习金字塔:没有,看日本的广告和包装,就可以推出他们的PPT一定精细的不得了

孙小小:不是,日本普遍很差。因为做ppt的人并不是设计人员

学习金字塔:你说出一个关键

孙小小 深圳出差中 说:

孙小小:看这个,高桥的英文演讲。他的ppt 都是巨大的字。特别震撼,幽默

学习金字塔:你现在做的领域,不是面对设计师如何设计,而是如何让非设计人员有设计感。这是我在公司一直做的事情,帮各部门修改培训幻灯片,教业务人员如何讲故事,介绍自己的经验。如何把一堆文字用图形来简化生动。

孙小小:对 设计人员已经很清楚了,但是设计人员和我们是在两个世界

学习金字塔:把文字当图片(指高桥的PPT 小小注)。不过,国内的设计人员懂演示的很少。很多做设计的考虑的是怎么漂亮,而不是怎么易读。他们可以为了漂亮让文字很小,而不是如何让文字更容易看 到。其实深圳的交通路牌,或者说全国的高速公司上的指示牌,倒是很好的视觉案例,无论是颜色还是字体字号都很有水平。从深圳去香港,看指示牌就很有意思。过关的时候,发现,深圳墙上的知识文字很多要靠近才能看清楚,但是会感慨设计的很漂亮。到了香港那面,墙上的指示牌没有让我发出设计的真漂亮这样的感慨, 但是一下子就看清楚了意思。后者是最高级的视觉传达,

孙小小:功力

学习金字塔:但是前者能让客户买单,你是专业人士会如何选择?后来你被市场逼着,违背了原则,后来读者被这些三流东西教育认为设计就是这样,进入一个恶性循环。你现在就在做扭转乾坤的事情。

孙小小:很多广告就是这么出来的,客户是上帝哈。

学习金字塔:只要让老百姓和多数人知道原来更漂亮更有效的是这样。

孙小小:而且我觉得很多时候因为大家英文都不好,也是个障碍。因为国外有很多好东西,他们没有办法直接看到。

学习金字塔:所以翻译外国的东西,连图带设计一起带进来很重要。有本书,是美学理论,比较难啃,不过还是值得啃啃。阿恩海姆的《艺术与视知觉》,大学时对我影响很大

学习金字塔:看了高桥的视频。5分钟很精彩,有了PPT,不用翻译了。就是“呃”太多,不过他的幻灯片配合的很熟练,不管什么演讲,笑声很重要。他的笑声不断还是值得称赞的。我感觉,这样的紧密配合的文字幻灯片,要考虑你站的位置,最好是人和投影幕布在一个方向,人在目前,PPT做人的背景,这样就不会分散注意力。不过,国内很多场合没注意这条,人和慕是两个点,分散注意力。

孙小小:国内的场所 没有那条件

学习金字塔 说:我看到老外都是人站在慕前面,灯光就打在身上。当然幕要大。而且漂亮,就是演讲的背景板了。

孙小小:我看的最大的就是steve jobs,简直就是剧院

学习金字塔:可能要的就是那种效果,数字色彩打在人身上,本身就是一种戏剧和数码效果。所以老外向电影学商务

孙小小:电影可学的东西真太多了,还有游戏

学习金字塔:是,准备把《全新思维》再看一遍

孙小小:presentationzen上面也有那书的介绍

学习金字塔 说:你也帮我留意那本《故事:材质、结构、风格和银幕剧作的原理》(美)罗伯特·麦基
这里有篇文章:与好莱坞编剧大师罗伯特·麦基的对话

学习金字塔:麦基认为,如果经理人能够把幻灯片抛到一边,潜心学习怎样讲述一个精彩的故事,那么他们就有可能在吸引听众方面上一个新台阶。可以改为,如果幻灯片能够帮你讲故事。。。

孙小小:经理人会说我没有时间讲故事,而且没有时间练习,所以才把ppt写上那么多字的,因为他们需要照念

学习金字塔:柯维7个习惯最后一条,磨斧子

 

 

前一次写学习PPT,被大家说好,还被MSN的编辑放到Live Spaces的首页推荐,导致流量暴涨留言倍增。至今还总有从baidu等搜索引擎引过来的流量。就是这篇。窃喜窃喜。

      上次那篇,不少留言都集中在苹果的那个Keynotes软件上了,其实我的本意是表达怎么样的PPT才能够更好的表达自己的想法。说到底,用什么软件只是一个形式问题。

      想起前段时间,自己做的SoCool!活动,花了些心思做了一个总结报告,和大家分享过两次。因为涉及到一些机密,我一直在琢磨怎么能分享出来。终究,删掉很多东西,跟大家分享一下,我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。

      首先,我们要知道为什么要做结案?结案给谁看?

      我们花了很大的精力去做一个项目,得失、成败、喜悦、遗憾都一定有,那么我们需要有一个叫结案的东西,用来

总结:给老板看的,告诉老板你做了什么,有什么结果。

分享:给同事看的,分享自己是怎么做的,有什么好的可取的地方,如果他们做有什么一定要注意的。因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子,更不能让自己的事情别人做不了。自己如果能够有一些经验留下来,对自己对公司对别人都是好事。

思考:给自己看的,当自己身处项目之中的时候,不能判断事情的好坏成败,所谓“只缘身在此山中”。当事情结束 了,我们静下来仔细去回顾的时候,才会有很多想法浮现出来,这个时候一定要想办法记下来,会让自己印象更加深刻。我们还会发现“说出来”和“写出来”有很 大差别,说的时候可以不经过大脑,而写出来就一定要思考过才会写出来。这个“思考”的过程对自己非常重要。

      因此,事情做完了,要让老板知道、同事明白、自己成长,做一个像样的结案报告是必要的。

      然后,要有个标准:怎么就算好?

      大家都见过很多很眩飞来飞去的PPT,看完之后只记得在飞了,却不知道他要说什么,殊不知PPT只是一个表达的工具,是让自己的想法能够传播的东西而已。

      我有三个标准,做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准,达到了就可以发了。

别人能“看”懂

老板三分钟就要知道你要说啥

尽量好看一点

      我们一个一个说。

别人能“看”懂

和做普通的PPT不同,结案的PPT不是每个人都有机会对着所有人讲,因此我们说这种PPT多是一种“看”的PPT,而不是“听”的PPT。所以我们要让那些没有机会看我们presentation的人很容易弄明白:

你是干什么的?你干什么了?

就是说如果我们离开这个岗位了,留下来的分享,要让别人知道你的基本情况吧。

你怎么干的?效果怎么样?

怎么干的,我们自己可能很清楚,但是别人不一定清楚,一年之后更不会清楚。所以把当时的做法、想法、计划、打算都记录下来,造福后人阿。
告诉人家你做了哪些努力去改善项目,收到了什么样的效果,这样别人会觉得你实在是细致,确实是在努力做事。

如果我做,你有什么要交代的?

换句话说,把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。不可能有完美的项目,知道自己的不足对自己很宝贵。对别人更宝贵,在一个平等分享的公司,这是造福后世的事情。

把自己当成一个很傻很傻的,完全不知道这个项目的人,把自己的PPT过一遍,看看有没有表达清楚。在找一个不了解的人看看,如果他也看懂了就没问题了。千万不要认为自己做了一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情!

老板很容易明白

我们说结案PPT很关键是给老板看。那么老板关心什么?我们一定要知道。我不是希望向老板献媚,而是要体现自己的体贴,知道老板要什么,在最短的时间内给老板看他最想要看的东西。这才是给自己机会。

老板都很忙,可能我们的时间只有三分钟。所以

在前三页马上说出你的主要成绩

一定要知道老板关心什么。老板当然知道你是干啥的,也知道你大概干了什么。那么我们只需要告诉他最关心的几个指标就可以了。比如带来了多少销售,有多少人买了。老板不会去关心具体哪一天有多少,你干了多少细节工作。老板很忙,要尽可能一句话告诉他你最成功的点,还要让它记住。所以PPT前几页非常重 要。一定要简单,最简单的数字列出KPI就可以了。

后面的内容要尽可能详细

老板看完前面三页的内容,觉得“嗯不错”。但他发现后面还有好几十页,自己却没有时间去看。那这些地方我们还要不要做?当然要。我们要在第四页 PPT告诉老板后面有些什么,可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。老板基本是不会一点点看下去的,这些就是传递给他一个信息:我很细致也很认真。

还是那个说法,这不是讨好老板,而是一种更合适的传播方式。

尽量好看一点

好看的PPT谁都愿意看,但我说这不是必须的。最关健的还是内容,让别人能看懂,让老板容易明白比形式重要一百倍。当然,能做好看就做好看一点。上一篇学习PPT里面有一些PPT制作的原则,可以借鉴的不少。

      做了SoCool!活动的结案,我自己感觉受益匪浅,就分享这么多吧。抱歉保密原因不能贴太多图片上来。但是我想方法和原则比具体内容更加重要。

 

 

 【锐普PPT经验谈】之三

PPT图表的二十一大关系

(锐普PPT,陈魁,www.rapidppt.com

文字、图表、图片被称为PPT的三大元素一点也不过分。而图表则是PPT最具特色、最具优势的元素。

“图表:注明各种数字并表示各种进度情况的图册和表格的总称。”——这是词典的较为落后的解释。在演示沟通逐步普及的时代,图表已经远远超越数理关系的局限,逻辑关系正成为图表的重心。

所以,锐普PPT给图表的定义是:“以图形表示各类数理关系、逻辑关系的一种演示形式,用意在于让这些关系可视化、清晰化、形象化。”根据锐普PPT制作经验,可以把常用的PPT图表分为以下二十大类,恰当使用如下图表,将使PPT倍加专业性和严谨性。

1、并列关系:强调对象之间的平等关系。

2、综合关系:强调由几个部分推出一个结论或者对象。

3、递进关系:强调几个不同的发展阶段的发展脉络。

4、层级关系:强调几个对象之间的层次性差异。

5、冲突关系:强调两个或几个对象之间的矛盾关系。

6、包含关系:强调一个对象包括另外一个对象或几个对象。

7、对比关系:强调两个或几个对象之间的差异性和相反性。

8、关联关系:强调两个或几个对象之间的紧密联系关系。

9、交叉关系:强调两个或几个对象之间的交合部分。

10、组织结构:强调组织内部的框架和结构。

11、扩散关系:强调一个结论或对象可以分解成几个部分。

12、强调关系:在并列的数个对象中特别强调其中一个或几个部分。

13、联动关系:强调关联关系中对象的同步变化性。

14、循环关系:强调几个对象的循环变化。

15、流程图:强调各关联的操作过程发生的先后顺序。

16、地图:以地图作为关系的表现平台,强调地区内不同区域之间的关系。

17、柱图:强调不同对象在某一方面数据值的对比。

18、线图:强调不同对象在某一方面数据值的对比,同时强调发展线索的变化规律。

19、表格:以纵横向量为线索,数据内容的罗列。

20、饼图:强调各部分所占总体的比例关系。

21、雷达图:强调不同对象、不同向量数值的综合对比。

用好PPT图表的关键在于弄清不同图表所表达的不同关系,同时还要弄清所要转换的文字的内涵。

(本文章锐普PPT版权所有,欢迎转载,请注明出处)

 

浅谈PPT:PPT是什么,PPT不是什么

(上海锐普PPT公司,www.rapidppt.com,申乾)

微软的Office套件,从最初的稚嫩,到如今的系统化,便捷化,已经成为了人们日常工作中必不可少的一个工具了。无论你从事何种职业,无论你对电脑是否精通,很显然,你的大部分日常工作都在和Office软件打交道中。那今天我就想谈一下,在Office套件中的一个重要组成部分:Powerpoint

 

初次邂逅Powerpoint

就一般使用Office而言,我们最早接触的莫过于Word和Excel,是否还记得当初×86电脑上用Word打字的情形吗?是否还记得中学时候,用 Word写学生会报告的情形吗?你是否还记得在中学计算机课上,那些关于Word和Excel的考试习题吗?的确,Word和Excel我们太熟悉了。但 是对于Powerpoint的相识,还得比前面几个Office“师兄”晚一些。那还得从高中时候的公开课说起。想当年在中学的时候,学校里面大凡在特定时间,总会搞很多公开课,校内的,所在区教育系统内部的,上海市的······一大堆的课,老师们大凡有水平的,也对此趋之若鹜,毕竟和大家的绩效,升迁挂钩。

记得那时候好一点的教室,都会装上“投影仪”,播放那种最原始的幻灯片的机器。那时候,老师会把一些习题和图片,做成“幻灯片”的形式进行播放,就和小时 候看拉洋片一样的,很是稀奇。但是随着电脑的普及化,很多学校开始有了多媒体教室,也装上了现在常见的投影机,于是,老师板书式的授课方式也悄然发生变革了,于是老师们纷纷“鸟枪换炮”,用起了多媒体教学方式:也就是用Powerpoint 软件制成幻灯片,来代替传统意义上的板书,老师不用写粉笔字了,取而代之的是事先在Powerpoint上做好的课件。

于是乎,Powerpoint开始走入我们的视线,逐渐地,在大学里,很多作业也都由Word格式转化为了PPT格式。PPT取代了Word,成为了我们做一般报告,课题的文档格式·····

 

了解Powerpoint

记得在初学Powerpoint的时候,我们一定都很稚嫩,只是将原本写在Word上的文字,倒在PPT上展示罢了。那个时候,我们使用 Powerpoint自带的模板,那种色调单一,千篇一律的模板;我们认为插个特效,比如淡进淡出就已经不错了······那个时候的PPT,上面都是大 段大段的文字,呆板的图片,死气沉沉的······但当你踏上工作岗位的时候,你却发现PPT的用处大起来了,Report要用PPT做,文案要用PPT 做,计划总结要用PPT做,产品介绍要用PPT做,会议演讲也要用到PPT······随着Office2003的广泛应用,Office 2007也开始逐步随着Vista系统的普及,开始让个人用户,企业用户去了解,去试用······

 

PPT不是什么!

前面聊了那么多关于PPT的情况,那说到这里,我们不禁要问,那PPT咋回事呢?那我先要说的就是PPT不是什么!

以前,很多人对PPT的认识有这样几个误区:1)PPT仅仅就是将原来的幻灯片的电脑化、软件化;2)PPT就是将Word文档倒成简报形式;3)PPT 一般只需要大堆的文字堆砌而成;4)PPT就是板书电子化······这些都是我们以前对PPT的认识。但在Office日新月异的今天,我要告诉大家, 这些认识都是片面的,是之前我们如同盲人摸象般地对PPT的认识。PPT从现在的作用和功能来看,完全不是那样的!

 

PPT又是什么?

前面我们简单地说到了些PPT的认识误区,那在今天看来PPT又是什么呢?因为在我们给领导做汇报的时候,更多地选择了PPT;我们再做产品介绍的时候,更多地使用PPT;我们在做月报、周报的时候,更多地选择的PPT格式;我们在进行培训的时候,黑板被投影幕所代替,板书由PPT代替了 ······PPT不知不觉中改变了我们之前的很多习惯,潜移默化般地改变了我们很多工作的方式,甚至思考的方式。

那说了那么多,PPT又是什么呢?可以说PPT是一种演示的工具,是一种可视化、多媒体化沟通的载体,是一种新的交流媒介!PPT不再是以往呆板,枯燥的,可以是“动起来”的;PPT不再是全文字般的繁琐,冗长,可以是用大量图表、大量关系图构成的;报告会、演讲不需要再像以往用Word文档照本宣读, 而是可以用PPT进行生动的、全方位的展示、演绎;PPT不再是像板书般带有说教性,更多的是互动的、根据不同风格进行展现的;PPT中将复杂的逻辑关系更清晰、直观地展示出来。

可见,PPT的功能愈发强大了,我们也发觉了PPT有很多功能值得我们去挖掘,去学习,比如Powerpoint2007中的Smartart图表,更炫 的3D效果······不但在美观上得到了提升,使得PPT更加深动,同时也让Powerpoint变得更加人性化,做出好的PPT更加Easy!为了更 好地提升自己的办公效率,更好地让自己在老板和客户面前获得赏识,更好地让你的提案或者创意得到更多人的认可,更好地让你的培训生动化,清晰化,请运用好 PPT这个载体吧!让我们重新以与时俱进的眼光去看待PPT,去运用PPT!

PPT使用的10妙招

 (上海锐普PPT公司,www.rapidppt.com,申乾)

很多人将 PowerPoint 推崇为有价值的强大商业工具,但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍,会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。

其实,任何关于 PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。这里有 10 种使用 PowerPoint 的方法,能够让您对于PPT的使用更加出色。
1. 采用强有力的材料支持您的演示。
    在某种程度上,PowerPoint 的易用性可以成为它最致命的弱点。虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形,但你要知道 PowerPoint 并非独立存在。 观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像,更多的是为了聆听您的演说。你要构建一组强有力的 PowerPoint 程序,但也应确保你口头评论同样引人入胜。 “PowerPoint 不负责演示,只负责制作幻灯片,”弗吉尼亚中洛锡安 Audience First(一家提供演示培训的公司)总裁 Matt Thornhill 说。 “切记你建幻灯片的目的是支持口头演示。”
2. 简单化。
    我们可能都曾见过演讲者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。毕竟,他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。 其实最有效的 PowerPoint 很简单,只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。权威人士建议每行不超过五个字,每张幻灯片不超过 5 行。 “不要用太多的文字和图形破坏演示,”,你细设想下: “您真的需要在屏幕上显示出一切吗?”
3. 最小化幻灯片数量。
    PowerPoint 魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。 通过大量的数字和统计信息很难做到这点。对于这方面,最有效的 PowerPoint 展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。 取而代之的是,将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中,以便观众彻底消化演示内容。如果你强调 PowerPoint 中的某处统计信息,可以考虑采用图表或影像来传达。 “例如,有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时,我使用了一副老年妇女的照片,而不是仅仅在屏幕上列出相关数字。”
4. 不要照念 PowerPoint。
    仅仅为观众照念可见的演示是 PowerPoint 用户最常见也最不好的习惯。这样说来,演讲者简直就是多余的,毫无存在的必要。 不仅如此,即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。 PowerPoint 与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果,而不是照念屏幕上的内容。 “即便使用 PowerPoint,你与观众保持视线接触,”康涅狄格州 Prescott Group 沟通咨询公司的 Roberta Prescott 说。 “观众们并不是来看您后脑勺的。”
5. 安排评论时间。
    另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新 PowerPoint 幻灯片出现时就立即开始评论。那只会分散观众的注意力。 恰当编排的 PowerPoint 程序在展示新幻灯片时,先会给观众阅读和理解的机会,然后才会加以评论,拓展并增补屏幕内容。 “这是个时间安排的问题,” “永远不要在幻灯片一开始就评论。”
6. 要有一定的间歇。
    再次说明,PowerPoint 是口头评语最有效的视觉搭配。经验丰富的 PowerPoint 用户会不失时机地将屏幕转为空白。 那不仅能带给观众视觉上的休息,还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中,例如分组讨论或问答环节。
7. 使用鲜明的颜色。
    文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。
8. 导入其他影像和图表。
    不要把演示限制在 PowerPoint 提供的范围内。 使用外部影像和图表(包括视频)能增强多样性和视觉吸引力。 “我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑,”纽约技术顾问 Ramon Ray 说。 “这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。”
9. 在演示结尾分发讲义,而不是在演示过程中。
    这里可能有人会向我表示异议。 可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。 除非规定观众在你示时要对照讲义,否则请您演示完再分发讲义。
10. 演示前要严格编辑。
    永远不要忽视观众的看法。 一旦您完成 PowerPoint 幻灯片草稿,在复查时你以假设自己只是一名观众。如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容,要严格进行编辑。 这是完善你总体演示的好机会。

演示小技巧:PPT演示文稿放映时会议记录的技巧

(锐普PPT,www.rapidppt.com.申乾)

 

    进行课题小组讨论时,通常我们都是一边放映Powerpoint演示文稿,一边各抒己见,负责人同时还要对大家的讨论进行记录,以便及时修改并最终定稿, 很是辛苦。其实我们完全可以用 PowerPoint的“会议记录”来做“电子笔记”,可以在演示文稿放映的同时能便捷地将内容记录在幻灯片中。

  首先,我们照常放映Powerpoin演示文稿,然后单击右键,在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令,在对话框中选择“即席反应”选项卡,在“分配至”文本框中输入发言者的姓名,在“描述”文本框中输入发言的内容。

  单击“添加”按钮,此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。确定,关闭“会议记录”对话框,并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片,其中的内容就是所有的会议记录。

  这样,我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录,一切工作都是同步完成的。由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体,因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行,非常方便。

演示管理的黄金法则:PPT演示10/20/30法则

(锐普PPT,www.rapidppt.com.申乾)

你在使用PPT时,是否想过怎样做才能取得更好的效果?一些简单的法则,往往含义深刻,让人受益匪浅。

你是否听说过著名的80/20法则呢?同样我们在PPT演示中也有黄金法则:10/20/30法则!

  ·演示文件不超过10页;
  ·演讲时间不超过20分钟;
  ·演示使用的字体不小于30点(30 point)。

  10页:不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实,10页足已,太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC(风险投资家),Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点:问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。

  自己定义 结构更清晰

  项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用,但PPT默认的"点"比较单调,我们能否自己动手,把需要的调出来?

  提示:执行"格式→项目符号和编号"命令,在"项目符号项"或"编号"中,选择你中意义的模板,或者单击"自定义",就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富,结构更清晰。

  超级链接 内容更丰富

  总感觉内容不够,万一客户想进一步看到详细的资料呢?

  提示:有枝叶方有效。

  首先,选超级链接的对象(文字、图形),单击"幻灯片放映→动作设置"或"自选图形|动作按钮",选一种按钮,拖动出图形案钮, 然后在"动作设置"对话框中选"超级链接",选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象,进入"插入→超级链接",对"插入超级链接"对话框内容修改并确 定,若选"取消链接"则超级链接就删除了。

  20分钟:虽然你可能有只有1个小时,但投影可能就需要很长时间,此外观众可能会迟到或早退,何况与听众的互动与问答时间又如此重要,所以只说20分钟时间是个明智的选择,而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。

  排练计时 精确把握时间

  有时候,我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多,只好草草收场。怎样精确地把握时间呢?要获得时间的保证,可以在正式演示前自己预演几遍。进入"幻灯片放映→排练计时",可手动控制幻灯片的播放,自定义每张幻灯片的播放时间,非常方便。

  快捷键 提速好帮手

  放映开始时,利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。当然,如果按F5,就直接进入播放状态。默认状态下,按回车或空格都是下一页(如用无线鼠标便于站立状态的演讲),"←"是返回上一页,Esc是返回普通视 图状态。回答听者提问或者中场休息时,按B键,就直接切入了黑屏,再按一次就能恢复原状。

  30点字体:30点字体的话,在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外,更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么,并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。

  高亮对比 字体更醒目

  字体大了,光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗?不用如此麻烦。在PPT中,采用高对比度来查看幻灯片即可。

  首先进入Windows的"开始→设置→控制面板"命令,双击"辅助选项"图标,在"显示"选项卡上,选中"使用高对比度"复选框,确定。然后在PPT的"视图"菜单上,指向"颜色/灰度",执行"高对比度"命令。

  注意:高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图,它仅是一种屏幕设置,不影响实际的演示文稿,也不应用于打印的演示文稿。

  写得越多,内容越丰富,看起来就越有力吗?不然。关注整个PPT的逻辑主线,在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作 用,相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来,脑子里有一个"big picture",将更丰富的数据、论据等内容作为"附件",让正文变得直接和简洁,在陈述中自然转和,重点突出,才是硬道理。

  10/20/30,如果你觉得有道理,就尝试着改变自己的一些习惯吧。

 

 (上海锐普PPT专业制作,陈魁,www.rapidppt.com

 模板是powerpoint的基本也是核心配件,俗话说“人靠衣裳,马靠鞍”,PPT靠的是模板。模板构成了PPT的基础、框架和脸面,能让你的演示符 合你的组织要求和使用需求。锐普PPT总结自PPT模板诞生以来的发展脉络和当今PPT主流形势,我们把PPT模板的发展历程划分为5代。

 第一代 微软自带PPT模板

从powerpoint97开始,微软即提供了许多自带的PPT模板,一般只有简简单单的一张到两张图片(封面和内页),封面图案稍多,内页只是简简单单 的白色背景配上标题框。这类模板简单、方便,同时也较简陋、缺乏个性及美感。但它开启了PPT演示的时代,从此,PPT成了最简单多媒体的代言。

第二代 业余制作PPT模板

PPT进入商用不久,一些培训老师、咨询师为体现自己的PPT特色,开始了自己自行制作PPT模板的努力。但这些仍然只是个体行为,而且因为缺乏设计基础和公司支持,模板还是相对简陋,对于排版、美观等方面缺乏合理规划。

  第三代 企业设计PPT模板

随着企业形象识别系统的运用,以国际化公司为先锋,各大公司纷纷涌起了规范PPT模板的浪潮。但由于缺乏对PPT的专业化了解,许多公司的PPT模板还存 在诸多不合理的成分,导致投影时、演示时出现不少问题。比如有的模板颜色过浅,长期观看后容易疲惫;有的模板颜色过深,在投影中无法显示;有的模板元素较多,加上内容后画面喧宾夺主,让人眼花缭乱。

 

第四代 专业通用PPT模板

人们不满足业余水平的PPT制作,很快,以韩国themegallery、美国animationfactory等公司为代表的国外PPT公司制作了大量 的专业通用PPT模板,图表开始被应用,并迅速在国际上普及;同时,以锐普PPT为代表的国内专业PPT公司也迅速崛起,并设计了大量有国际水平、中国特色、动画标准的通用PPT模板。锐普PPT所倡导的新的PPT模板内涵:适合的风格+清晰的导向+美观的设计。

  

 第五代 专业个性PPT模板

PPT模板正成为众多单位形象识别系统的重要组成部分。为满足这些单位对高品质PPT模板需求,以锐普PPT为代表的国内PPT公司不断总结科学经验,提供个性化PPT模板设计服务。新概念的PPT模板已经不限于两张背景的设计,锐普PPT提出并实践者动画模板的定义:片头动画、目录动画和片尾动画;锐普 PPT还提出并实践着图表模板的定义:24类关系的图表与模板完美融合,更好体现统一性和实效性;锐普PPT还在乎实际的效果,注意对文字页面、图片页面、图表页面、综合页面的设计,保证达到最佳效果。

 

 

【锐普PPT经验谈】之一

PPT的“一个中心”原则

(锐普PPT,陈魁,www.rapidppt.com

是什么?

总结锐普PPT多年制作经验,我们得出了一个基本观点:

每张PPT只要一个中心点。

这里每张实际上指的是每个画面,即是说:同一时刻,只让一个点吸引所有观众的注意,其余的,都是点缀。

 

为什么?

“一心不能二用!”这是古人的经验之谈。人在同一时刻最好只关注一个焦点,这样,容易理解、容易记忆、也便于进行深入交流。

许多人在做PPT的时候最困惑是“美”与“花”的区别,其实根本就在于是不是只有一个中心,中心多了,内容再精彩、颜色再协调、风格再接近,都会显得眼花缭乱。

先看看一些反面例子。

分别看一眼下面的这些PPT画面,问问自己在各张图片都看到了什么?

例1:蓝色的背景挺抢眼,黄色的文字挺抢眼,下面的图案挺抢眼,左边的暖色调画面也很抢眼。但你却很难告诉我你记住了什么。

因为,蓝色的背景隐约有些图案,却怎么也看不见;黄色的文字密密麻麻,看起来一团乱;三幅小图看似相同,却又像十二个小点;左边的花纹好似强调,却若隐若现。

例2:左面与右面的分量几乎平等。观众的将依次看到:一批服务器的图片,戴尔服务器的标识,戴尔的三类产品型号,一堆文字、一张小图。这张PPT的中心是什么?估计大部分人都不知道。

例3:文字比较突出,但明显还有很大缺陷:主标题的倒影明显多余;副标题比主标题还突出;背景元素太多,甚至右上那个光圈有些莫名其妙;即使下面的那些图表很重要,也应该进行弱化处理。

 

例4:在大多数人眼中,这是一幅非常清爽的画面。但还是有明显的缺陷:几个元素(logo、太阳、帆船、文字、图标)分别散布在四周,分散了观众的视线。而中心的标题却很淡很不显眼,往往是观众把周围乱七八糟的东西都看了一遍,最后才找到标题。

 

怎么做?

1、删减

我知道你的整个画面内容很重要,但还是要忍痛割爱,因为观众的一次性关注能力实在有限。把你所有的内容提炼再提炼、缩减在缩减,相信保留的都是精华,其余的,用语言跟观众解释吧。观众记住关键词,也就记住了你的演示,也就记住了你。

例5:这是一张最简洁的PPT,当时锐普PPT费了好大劲才说服客户这样制作。但后来客户告诉我,“太绝了,所有的观众记住了这个‘1%’!”是呀,观众初看肯定不得其解,好奇心必然趋势观众希望了解这个数字背后的故事,那么,就看你的演说能力了。相信,5年后,观众都会说,那是他见过的最有意思的PPT。

2、颜色

把无关紧要的内容都做成相似的颜色,包括色彩、明度、色调等,而需要突出的内容则拉大与前者之间的对比度。自然,观众会记住“另类”,与众不同的自然能得到额外关注。在深色画面上突出浅色或者在浅色画面上突出深色都能收到突出的效果。

例6:这是微软2007年科技会议的PPT,在深色的背景上的白色字体特别显眼,再加上彩色手指印迹,赋予了几分轻松和修饰,使字体不会过分刺眼。手指与字体带上较浅的倒影,给接近于黑色的下半部分背景加上了依稀生机。

 

 

 

 

 

例7:尽管背景有浓浓的深红色,但锐普PPT设计师以白、银、黄以及更加艳丽的色彩居于中间,彻底压住底色,仍然把中心高度凸显出来。

3、位置

根据人的视觉习惯,左上角的画面往往最先看到;中间的画面往往冲击力最强。所以在锐普PPT以往的案例中,我们一般会把标题和logo放在上面,把最重要的内容放在中间。

例8:中国红色铺满屏幕,白色与黄色的文字图案居于正中,给人以强烈的视觉冲击,观众自然把目光集中起来。

4、动画

有些人说了,我在一张PPT上要强调的内容太多了,而且地位都差不多,不能把别的都黯淡下去吧?更不能删掉吧?

办法还是有的。PPT动画,能够把本来在一页显示的内容多画面显示,类似flash的表现效果,给观众和演讲者带来的感官享受只有一个字——“爽”,这已经被锐普PPT众多的客户所认同。

例9:原图画面是一串连续动画效果,先是饼图带着三个小球旋转出现,稍作定格后缩小退到角落,分别由各个小球放光做解释。一般观众根本看不出是多幅画面组合成的,往往会误认为同一张PPT或者在flash里实现的效果。这么多内容如果不通过动画全部堆砌在一张PPT里,效果简直难以想像。

 

(锐普PPT原创,转载请注明出处和作者)

哪一种多媒体能普及到几乎人人会用?

哪一种多媒体每天都有上万件作品诞生?

哪一种多媒体直接影响到每个人的工作?

哪一种多媒体正颠覆整个人类的信息沟通?

PPT!一个十年造就的奇迹。

正以其志在必得的气势发挥着无限的潜力。

1、效率最高的多媒体

一套10分钟的3D动画需要一个团队半年的时间创作;一套10分钟的flash需要一个团队30天的创作;而一套10分钟的PPT只需要一个团队或者一个人5天甚至1天的努力工作。在锐普PPT经常接到这样的电话:“喂,是锐普PPT吗?我有一个很急的PPT要做,稿子今天下午能出来,明天早上能把专业的PPT给我吗?”虽然大部分的情况下我们拒绝了,因为专业的PPT不是几个小时能出来的。但我们还是感慨于人们对PPT效率的认识,哪一个多媒体能够做到PPT的这个速度呢?

2、成本最低的多媒体

就在昨天还在QQ群里看到这样的一则留言“有PPT高手吗?我有一个50页的PPT,我愿意出20元钱,谁帮我做下?”很快,有一批高手留言了,什么“对PPT高手的侮辱”了、“干脆免费帮你做算了”、“PPT产业的悲哀”了,等等。其实,我相信这个客户没有任何恶意,也许,在他心中20元虽然少,但应该能找到人的。因为,在众多人的眼中,PPT还要花钱吗?目前,锐普的PPT报价是:静态页面80元/页,动画页面180元/页。其实,有许多客户对我说,平面设计最低还要200元一页呢,flash和3D动画可都是按秒算的呀。嗯,是的,我们宁愿以成本价把PPT做起来,以平面设计的报价做flash动画的效果,因为我们坚信,这是一个产业,专业的价值已经被我们的客户普遍接受,将来会被越来越多的人认可的。

3、应用最广的多媒体

如果一个人懂电脑却不懂PPT,多半会被人笑话;如果一个人经常做演说却不用PPT,同样会被人笑话。可以说,会做PPT就像会开车、会上网一样,是现代商务人士的重要标志。但这个“会”字却有多个层次的区分。长篇累牍文字的堆砌叫做“会”,图文并茂相映生辉也叫做“会”,运用设计理论和技巧做得美不胜收叫做“会”,集策划、文案、设计、动画等技术于一身、栩栩如生、扣人心弦也叫做“会”。层次不同,效果不同,价值自然也不同,于是就会有“免费”、“20元”、“天价”的区分,于是专业与非专业的自然有了鸿沟般的差距。同样,PPT的应用领域也正呈爆炸式增长,政府、企业、团体、个人几乎人人在用,工作总结、项目介绍、会议会展、项目投标、项目研讨、工作汇报、企业宣传、产品介绍、咨询报告、培训课件、个性模板、竞聘演说,甚至婚庆礼仪,PPT都成了主角。

4、修改最易的多媒体

PPT因为用得频繁、因为内容易变,修改便成为常态。去客户那里经常会遇到这种情况,会议即将召开,客户还在修改PPT,“老总刚刚加了几句话”、“会议流程又变了”、“某某某的内容临时要加进来”,等等。这对锐普PPT来说已经司空见惯了,谁叫PPT那么容易修改、人人都能修改呢?我们为客户做过不少PPT宣传片,客户给我用PPT做的理由经常是:“公司天天在发生变化,指不定哪天宣传片要修改呢”。是呀,会改flash的有几个呢?会改视频的有几个呢?但会改PPT的可到处都是了,尽管现代PPT动画用得越来越多、效果越来越玄、修改的难度越来越大,但在客户的眼里,PPT终究是能修改的嘛。

5、操作最便的多媒体

视频只能看,flash只能点,PPT的操作简直随心所愿。可以自动播放、可以手动播放、也可以边自动播放边手工操作。可以用鼠标操作、可以用键盘操作,也可以用遥控器操作,可以在电脑里对着客户面对面沟通、可以投到幕布上向众多观众介绍、也可以发到邮件里让客户自由浏览,

6、互动最强的多媒体

Flash强在人机互动,操作者可以对画面进行相应操作;PPT除了人机互动,更强调人人互动、群体互动。画里画外、声音图像、静态动态、主讲观众都能够连为一体,营造良好的氛围,当然也能达到最佳效果

在PPT中,文本的能辨度通常依赖几个因素:大小,字体,对比度,对齐,间距。

1.字体的大小
这个要看情况而定,如果是现场演示,会场的大小和人数很关键,一般投影的屏幕是100英寸的,以现在中国的现状用全高清的几乎没有吧。我们在家中客厅的距离在2M左右,屏幕42寸的字幕一般都能看清楚。一般100人以下的会场标题至少在30点阵以上,正文要在24点阵以上。而屏幕演示的话,标题在24点 阵,正文在18点阵以上就差不多了 ,有个对比是一般网页中正文的点阵是14。

2.字体
一般最好采用系统自带字体,宋体肯定是效果最不好的一种(我自己的看法),黑体和楷体是常用的,据说微软雅黑也不错,我没有用过。英文字体的话也就是Arial,当然如果有可能,我自己最喜欢的是Helvetica.

3.对比度
一般指前景色和背景色的搭配,这个尤其要注意,有些搭配会使字体模糊直接影响效果,以下是几种常见的不宜搭配和清晰度较好搭配的示例:
4.对齐和间距
对齐是最基本的设计手段,一定要掌握,除非想故意营造错落的气氛。在PPT中对齐的方法有很多种,第一种是网格和参考线,在PS中的参考线PPT中也有,可通过菜单--视图--网格和参考线来调用,有个小技巧是Ctrl+按住参考线拖动,可以新增一条参考线。
另一种方式是通过绘图--对齐与分布来使物件对齐和均衡分布,这是最常用和有效的方法

至于间距主要是通过两个方法来调整,一是格式--行距,另一个是设置文本框格式--文本框

其中行距中的段前与段后的区别一定要搞清楚,不过这都是很简单的,试过几次就知道了。

图片对于PPT是如此重要,这已是不争的事实。但是PPT设计者往往不是设计出身,因此在一些PPT案例中图片运用不当也是经常可以看见的,介绍一些图片的基本知识,希望有助于大家更好的理解图片。

1.位图和矢量图
它们的区别之一在于电脑记录图片的方式不同。位图是以“点”为基础,一幅位图有很多个点组成图像,所以想要图片清晰,点就要越多,当然图片需要储存的空间也要更多。由于位图的这个特性,当放大图片到一定程度的时候,如果图片的精度不够,就会出现锯齿。
矢量图则是用数学公式的方法记录线条,颜色,曲率等,当放大图片时,电脑只是重新计算一下数学公式,然后渲染图片,因此不会失真。

2.图片处理软件
既然图片有位图和矢量图之分,那么图片处理软件业有这两种,象PHOTOSHOP一般就是用于位图处理,而象Illustrator一般就是用于矢量图处理。PPT自带的绘图工具所绘制的图形就是矢量图。

3.图片的大小
这里面其实有2个概念,一个概念是指图片容量的大小,如果我们说一张图片有800k,指的就是图片容量的大小。另一个概念是指图片的宽和高。在宽和高相同 的情况下,分辨率越高的位图容量要比分辨率低的位图大。对于矢量图来说,曲线,渐变等复杂图形的容量会比直线,单色等简单图形的容量大。

4.分辨率的概念
一般用dpi来表示,用于印刷的一般要求dpi在300以上,而在电脑显示和打印中一般70-100的DPI也就足够了。

5.ppt中用多大的图片合适
背景:我们知道PPT播放时是全屏模式,所以背景图片的宽和高首先应和电脑屏幕的宽和高比例一致,以现在电脑一般最低屏幕的分辨率 800X600为例,图片的宽和高应该和这个成比例,如960X720,1200X900都可以,如果宽和高的比例不是4/3,则可能会失真。当然宽屏的 要另外计算。从分辨率来说,70-100dpi就可以了。至于插入的非背景图片由于可以缩放和裁剪,就没有限制了。理论上说,用分辨率越高的图片越好,但文件的容量也会越大,所以要在分辨率和文件容量中取得平衡。

6.图片的格式
一般用在PPT中图片格式无非是JPG,PNG和GIF几种,PNG格式由于可以是透明背景,在PPT中科取得很好的效果,而GIF一般是带有动画的图片,其原理是带有多幅图片定时播放而已。

7.图片从哪里来
如果你想专业一点的,有两个事情是一定要做的,一是由一台自己的相机,二是建立自己的图库分类。自己拍的就没有版权问题,这点在商业设计的时候很重要,以免不必要的麻烦。建立自己的图库可以先从下面这个网址搜索图片素材
www.verycd.com
当然要先安装电驴,但是请注意下载回来的图片素材(就怕你硬盘不够),用于商业行为的请三思,至少用PHTOSHOP合成或处理一下。自己的图库是需要平时积累的,每每到要用时才到处搜索效率实在太低

统是个宝,没有创意的时候就问它拿。PPT因为可能在其他机器上播放,所以字体应用方面要特别小心,关于怎样字体嵌入和打包,相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国的传统书法,也是一个很好的主意,这个那些国外的模板是做不出来的,举例如下:


传统是个宝,没有创意的时候就问它拿。PPT因为可能在其他机器上播放,所以字体应用方面要特别小心,关于怎样字体嵌入和打包,相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国的传统书法,也是一个很好的主意,这个那些国外的模板是做不出来的,举例如书法字体从哪里来?
最好是自己写,前提是你的字还拿得出手,如果没有学过书法的,推荐两个网站:
中国设计网(不支持FIREFOX)
中国字体网 设计网的字体和清晰度要好过字体网,有一个不好的地方是,这样搜来的字体组合在一起有时候会不太协调,好在我们也只是用几个字而已。

讲PPT设计,估计是绕不开动画的了。虽然我自己在实际中动画用的很少,最多就是切换的平滑谈出,和渐变,在演讲类ppt中我也是极力主张尽量不用或少用动画。但不可否认的是动画也能给PPT增色不少,特别是课件类ppt和产品公司介绍类PPT ,这篇文章不会讲到具体类的PPT动画制作,因为任何一本教科书上都有,而且文章末尾我会提供一个很精彩的韩国PPT动画示例下载,如果你对PPT动画想深入了解,仔细揣摩这一个示例就足够。但我想谈谈我对动画的一些理解和体会。

我对动画的认识和理解大多来自Flash,如果要在PPT中做复杂动画,我会宁愿选择Flash,没有什么原因,就是用惯了熟手而已。并不是PPT中的动 画制作很难,相反,PPT中制作动画很简单,简单到人人都可以很快掌握。所以如果我是微软,我会将ppt中动画制作工具这部分单独列出来成为一个软件,这 个软件制作的动画可以插入到PPT,WORDE,EXCEL甚至网页中,我估计市场一定不小。扯远了,回到主题来,在PPT中制作复杂动画,我觉得关键是 以下几点:

 1.动画设计
这是很关键的,为什么你做不出好看的动画了,很可能最重要的一个原因是你根本不知道想要做什么样的动画效果,这个没有办法,只能是多看,看多了别人的动 画,你自然会知道想要做什么样的效果。在做复杂动画的时候,先将每页的动画内容设计好事很有必要的,磨刀不误砍柴功。这个时候故事板是一个很有效的工具。

2.时间
动画其实都是骗人的,没有东西是会动的,都是静态的东西,只不过按时间顺序播放,利用人的视觉残留造成动起来的假象而已。所以时间在动画中很重要。之前,之后的概念,以及非常慢,慢速,很快的区别,最重要的是要用好速度,PPT中所有的动画速度都是可以自定义的。ppt中有关时间的还有一个概念是触发器, 稍微难一点,但也是很好理解的,所谓触发,就是当你做出某个动作的时候会触动另一个动作,接下来就是这另一个动作触发的时间和效果而已。Flash中有时 间轴的概念,PPT中其实也有,在动画设计中点击鼠标右键查看“高级日程表”就一目了然了。

3.方向和路径
方向很好理解,路径好像是个通用名词,POTISHOP中有路径,程序中引用外部文件有路径,所以搞得路径的概念很模糊,在PPT中我们把路径理解成“运 动轨迹”就得了,物体沿着什么轨迹运行就是PPT中路径的概念,相当于Flash中的引导线,这个路径你可以自己画,用自由曲线,用直线,用圆形都可以,有了路径后物体就可以按你想要的轨迹运行,这是很了不起的。

4.效果
ppt中自带的效果是很清楚的,有些效果使用的时候好像很难看,但通过细微调整时间就能得到自己想要的结果。在复杂动画中,很多时候并不是一个效果,而是同一个物体有几种效果叠加起来,这也是制作出漂亮动画的关键,消失和强调其实只不过是一种特殊的效果而已,想要动画精彩,必须是很多个效果一起使用。还有 一个就是要配合好声音,再好的戏没有声音它也出不来。

只要你理解和掌握了上面几点,制作出PPT复杂漂亮的动画是轻而易举的事情,但是,最后我要说的是耐心,PPT复杂动画制作极度需要耐心,而且当你需要回过头来修改的时候更是如此。这也是我不愿意在PPT中做复杂动画的原因。

 

 

Word2003使用技巧方法 大全

 

 

在默认情况下,我们用Word打开WPS文档时,系统提示打不开,这是不是就代表Office不能读取WPS文件呢?其实不是,只要你经过一些简单的操作,就能达到目的,下面就是具体的方法。

在默认情况下OfficeXP并没有安装转换器,我们可以在安装时安装WPS文件转换器,这样就可以打开WPS文件了。在光驱中放入OfficeXP安装光盘,运行安装程序,并选择“添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮,接着选择“Office共享功能→转换和过滤器→文本转换器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”选项即可。这样再在Word中单击“文件→打开”命令时,在打开对话框中的“文件类型”中就可以看到打开“WPSDOS导入”和“WPS文件”两个选项,分别对应DOS版的WPS文件和WPS97/WPS2000/WPSOffice文件,选中文件就可以在Word中打开。

Word2002在新建文档任务窗格中显示了你最近打开的4个文档的列表,用这种方式可以非常轻松地打开文档,不过你可能常常会感觉只显示最近的4个文档有些不够用,想在该列表中看到第5个或更多打开过的文档吗?方法如下:单击“工具→选项”命令,打开对话框,然后单击“常规”选项卡,在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量,这个数字最高可以指定为9,单击“确定”按钮即可。

方法一:单击“文件→打开”命令下的“打开”对话框,选中要打开的多个文档,若文档顺序相连,可以选中第一个文档后按住Shift键,再用鼠标单击最后一个文档,若文档的顺序不相连,可以先按住Ctrl键,再用鼠标依次选定文档;单击“打开”按钮即可。

方法二:在“资源管理器”中,选中要打开的多个Word文档,按下回车键,系统会自动启动Word2002,并将所选文档全部打开。在选择文档时,如果是要选中多个连续文档,可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名;如果要选中多个不连续文档,就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名。

方法三:如果文件在不同的目录中,可以在“资源管理器”的相应目录中,选中要打开的文档,按下鼠标左键,将文档拖到任务栏中的Word图标上(注意:此时的Word中没有打开的文档),所选文档就被打开了;再找到其它目录,用同样方法将所选文档拖到Word图标上。

选择“文件”菜单,在菜单最下方会出现最近编辑过的4个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档。

如果希望Word每次启动时都能自动打开某个文档,可以通过简单的宏命令来实现这个功能,方法是

2.在“录制宏”对话框中,在“宏名”输入框中输入要建立的宏的名称,如“auto”,点击“确定

3.从菜单中单击“文件”,点击最近打开文件列表中显示的某一个文件名

在Word2002中想保存多篇打开的文档,可以先按住Shift键,然后单击“文件”菜单,这时原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令,单击它就可以保存所有打开的Word文档。也可以先按住Shift键,然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮,这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标,松开鼠标,即保存完毕。

你可以一次性关闭所有打开的文档,方法是:按住Shift键,单击“文件”菜单,在“文件”菜单中将出现“全部关闭”选项,单击该命令即可一次性关闭所有打开的文档,且在关闭文档前Word将提示你保存所作的改动。

对于打开的多个Word文档,如果只想关闭其中的几个文档(不是全部关闭),可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标,图标都呈凹下状态,在图标上单击鼠标右键,选择“关闭组”命令,可将所选中的文档全部关闭。

用这种方法还可以将所选文档最小化、还原或最大化。并且此法也适用于其它的0ffice组件,如Excel、PowerPoint、Access等。

“工作”菜单是Word中很少有人知道的一个重要特征,你可以使用“工作”菜单对你常用的Word文档列表保持轻松访问。在使用前首先要往菜单栏或工具栏上添加“工作”菜单,方法如下

点击“工具→自定义”命令,然后点击“命令”选项卡,在类别框中点击“内置菜单”,在命令框中点击“工作”,并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上。

下面就可以使用“工作”菜单把任何打开的Word文档添加到你的列表中,操作方法如下

◆要想把当前文档添加到“工作”菜单中,点击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”命令。

◆要想打开“工作”菜单上的文档,在“工作”菜单上点击你想要打开的文档。

◆要想把一个文档从工作菜单中移走:按下“Ctrl+Alt+-(破折号键)”,你的鼠标指针看起来将像一个大大的粗体底线,在“工作”菜单上点击你想要移走的文档。

单击“窗口→全部重排”命令,这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中,而且当前也只有标题栏高亮显示窗口中的那个文档被激活,若需要切换,可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口,也可将鼠标放在窗口边沿上拖动鼠标调整窗口的大小。

在默认情况下,Word都将文件存为“Word文档”格式(DOC格式),但是有时候我们出于特殊的要求,需要把文档存为其它格式,如TXT、HTML、RTF等。把Word文档存为其它格式非常方便,只要单击“文件另存为”命令,然后在“保存”对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”按钮就行了。但每次这样做未免有些麻烦,其实,只要我们单击“工具选项”命令,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉列表框中把默认的“Word文档(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

平时大家总是按部就班地单击“开始→程序→MicrosoftWord”来启动Word或其它Office组件,然后按下“Ctrl+N”键或工具栏上的“新建”按钮新建文件,这样显得有些麻烦。其实我们完全可以进入OfficeXP安装目录下的Officel0文件夹,找到OSA.EXE文件,右键单击,选择“发送到→桌面快捷方式”命令,在桌面上建立OSA的快捷方式。然后在这个OSA快捷方式上右键单击,选择“属性”命令,并选择“快捷方式”选项卡,在“目标”命令行的最后增加“-n”参数,然后单击“确定”即可。以后要新建Office文档时,只要双击桌面上的OSA快捷方式,就会弹出“新建Office文档”窗口,从中选择自己喜欢的模板文件,单击“确定”按钮,就会以选定模板为原型新建一个Office文件了。

利用这个方法来新建Office文件较在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便许多,因为有很多模板可供我们速择。其实OSA还有一个参数,是“-f”,它表示“打开Office文件”,利用这个参数就可以快速打开Word的“打开”对话框。

当我们需要查找某文件时,经常只对内容有个大概的印象,而记不清确切的文件名。这时可以逐个打开文件寻找,也可采取逐个查看文件摘要的方法来加快查找速度。但两种方法都费时且费力。有没有更快捷的办法呢?其实Word2002提供了快速查找文件的最佳方法。只要我们单击选择“文件→打开”命令,然后选择打开对话框最右边“工具”按钮下的“查找”命令,此时会弹出一个“搜索”对话框,填入文件中的内容、文件类型(系统默认搜索带doc扩展名的文件),并选择搜索路径(默认是从“我的文档”文件夹中搜索),Word会把找到的所有文件名列队显示出来,双击它就可以打开。

在要保存的文档窗口中按下F12键,就可以打开“另存为”对话框快速另存文件。

对于包含超链接对象的文档,如果想快速打开超链接所指向的文档,只需按住Ctrl键并单击超链接文字即可打开相应的链接文档。

由于“快速保存”每次只保存改变过的内容,所以用它来保存文档最节省时间。设置启用快速保存的方法:单击“工具→选项”命令;在“选项”对话框中选择“保存”标签,然后选中“允许快速保存”复选框即可。启用快速保存后,可快速打开和保存文档。

在打开的Word窗口中按“Ctrl+F12”键,就会打开文档“打开”对话框,选中文档就可以快速打开新文件。

如果要想关闭当前打开的文档,可以按“Ctrl+W”键,就可以立即关闭它,对于没有保存的文档,系统会提醒你进行保存。

当我们想把文档中的部分内容保存下来时,可以使用Word2002中的文档碎片的功能。在文档中选中要保存的内容,将其拖动到桌面上,它将自动在桌面上存为一个文档片断文件,当你需要将其插入另一文档时,直接把它从桌面上拖到插入点处即可。如果双击这个文档片断文件,可以在新窗口中打开它。

如果在启动Word的同时能自动打开“打开”对话框,这就会大大加快我们打开文档的速度,提高工作效率,但Word中并没有这个功能,要想实现这个目的,我们可以这样做

2.在“宏名”框中输入宏名,如“aaa”,单击“创建”按钮打开宏编辑器

3.在“Subaaa()”和“EndSub”之间输入语句“Dialogs(wdDialogFileOpen.Show)

5.关闭Word,重新启动Word,就可以直接打开“打开”对话框。

我们对Windows中的搜索对话框并不陌生,不过,如果要搜索Office系列的文件,如DOC、XLS、PPT等,则可以到Office安装目录\Office10文件夹下双击一个名为FINDER.EXE的程序,启动后,即可看到专业的Office文件查找器,从中可以选择查找文件的类型,有任何类型的Outlook项目、任务、便笺、文件、文件(Outlook/Exchange)、日记条目、约会与会议、联系人、邮件,再选择一下文件类型(默认为Office文件),在“名称”中输入要查找的文件名,再在“查找文宇”框中输入要查找文件中包含的文字(这样查找起来将会更加准确),单击“开始查找”按钮后就可以查找到相应的文件。双击查找后的文件会将它打开。

注意:利用该查找器选择起始搜索文件夹时是可以同时选择多个文件夹的,这一点是Windows的搜索文件功能所不具有的,而且,由于Office中文件的结构较为特殊,用Windows的包含文字搜索功能有时往往找不出自己想要的文件,但使用这个工具却可以很容易就查找出来,对于我们更高效地管理Office文件是很有用的。

3.双击文件夹列表中的文件夹,直到打开包含所需文件的文件夹,如果文件夹列表中没有所需文件,则可以对其进行搜索

4.单击选中文件,要查看文件属性,如文件长度、创建日期、主题、统计信息、最后修改日期等,单击“工具”按钮中的“属性”命令即可。

日常的文件不仅数量多,而且种类也数不胜数,如果存放的位置不固定,查找的时候,就要花费大量的时间。怎么才能在一大堆文件中,准确而快捷地找到所需要的Word文件呢?我们可以单击“文件”菜单中的“打开”,或者在工具栏上直接单击“打开”按钮,在对话框中单击“历史”按钮,在文件类型中选择“所有Word文档”这一项,这时你会发现,对话框中列举了你所有打开过的Word文件,选中需要的文件双击就可以打开。

方法一:单击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word文档即可。

方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Word应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式,启动时只需单击其快捷方式即可。

右键单击“开始→程序”菜单中的“MicrosoftWord”选项,在弹出的菜单中选择“属性”选项,打开该快捷方式的属性对话框,点击“快捷方式”选项卡,在“快捷键”框中,你可以为其设置一个快捷键,如“Ctrl+Alt+W”(系统默认用“Ctrl+Alt”组合键),以后直接按下“Ctrl+Alt+W”组合键,即可启动Word。

先选中一处文本,然后在按住Ctrl键的同时,用鼠标在其它文本上拖拉,可以选中多处不连续的文本,并可以一次性完成被选中文本的复制(剪切)与粘贴操作。

单击“视图→任务窗格”命令,打开“任务窗格”窗口,单击标题栏右侧的下拉按钮,选中“剪贴板”选项,使“剪贴板”任务窗格可见。然后反复对多处文本执行复制(剪切)操作,将多处文本复制(剪切)到剪贴板中(Word2002剪贴板最多可以容纳24条复制内容),最后将光标移到需要粘贴的位置,可通过单击剪贴板上相应的条目逐一粘贴,也可按剪贴板上的“全部粘贴”按钮,把剪贴板上的所有内容一次性粘贴到当前文档。

“双行合一”命令本来是将选择的两行文字并排显示的,其实对于一行的文本同样适用。只需选择一行中的文本,单击“格式→中文版式→双行合一”命令,按”确定“按钮,Word就会自动将选中的文字进行切分并排显示。

先单击“工具→自动更正选项”命令,选择“键入时自动套用格式”标签,在“键入时自动应用”下选择“内置标题样式”,然后按“确定”按钮。现在输入文字后连续按两次Enter键就自动将输入的文字变成标题。

按下“Ctrl+C+C”键(即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C),可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。

如果你发现自己经常需要输入长单词,就应该考虑设置输入快捷键,这样你只需要输入单词的一部分,剩下的由Word来完成。例如,我想输入“电脑报”,我只需输入“DNB”,然后按空格键,Word会自动拼写所有的单词。

1.单击“工具→自动更正选项”命令,在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框

3.在“替换为”一栏中,键入单词的完整的拼写,例如“电脑报”,单击“添加”按钮

现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语,以及所有你要输入的词。而且,一旦你在自动更正列表中加入新的条目,在PowerPoint和Outlook也将起作用,当然了,前提是你已经将Word设置为你的默认的E-mail编辑器。

Word2002允许我们打开多个文档进行编辑,每个文档都会在任务栏上显示一个图标,要想切换到不同的文档,就需要单击任务栏中的图标,事实上这种切换方式并不方便,如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。下面我们就来在工具栏上添加这些按钮,单击“工具→自定义→命令”,在类别列表中选取“所有命令”,然后在右边的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”两个命令,将其拖放到工具栏上,这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两个按钮,其功能就是向前和向后切换文档,有了它们,我们就可以很方便地在文档间进行切换了。

选择一种通用汉字输入法(不包括“智能五笔”和“万能五笔”等),按住Shift键不放并按下主键盘区的数字6键即可快速输入省略号。

常规方法输入汉字容易,若想输入汉字偏旁却不太容易。下面我们就来看如何输入,单击“插入→符号”命令,在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡,在“字体”下拉列表中选择“普通文本”,在“子集”框中选择“CJK统一汉字”,然后就可以在下面的列表中选择你所需要的偏旁,选中之后,单击“插入”按钮就可以把它插入到当前文档中。

4.上下颠倒的“?”号:按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入。

单击“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,选择“特殊字符”选项卡,在下面的列表中有“商标”、“长矩线”、“版权所有”、“段落”、“小节”、“空格”等特殊字符,选中它,单击“插入”按钮即可。

如果你想在文档中插入一个特殊的符号,除了用插入图片的方法外,还有一些更为简便的方法,例如输入一个数字“8”,将其字体设置为Wingdings,即出现一个鼠标的符号。为什么会有这种方法呢?这主要是因为在字体列表中有几种字体,如:Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MSOUTLOOK,它们是定义特殊符号的,你可以试着用不同的字体,就会得到意想不到的结果。需要注意的是,不同的字体定义了不同的符号,这些符号的内容非常丰富。知道了这个方法,以后你就可以输入一些奇特的符号了。

选择智能ABC输入法,要输入“十、百、千、万”等单位,可以在输入i后输入s、b、q、w,然后打回车即可。

可能我们都有这样的体会,当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时,一个个地输入非常麻烦。其实,在Word2002中可以很容易地实现大小写之间的转换,只要点击菜单“插入→数字”,在“数字”文本框中输入需要的数字,再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了。

另外一种方法是:直接输入阿拉伯数字(如763210),选中它们后,使用“插入→数字”命令,在弹出的“数字”对话框中,选中“数字类型”下面的“壹、贰……”项后确定,则阿拉伯数字转换成大写数字。反之亦然,可以把大写数字变成小写数字。

众所周知,在Word中按F4键可以紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容对于不同的输入法略有区别:对于英文输入,F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容(包括回车换行符)。而输人中文,用微软拼音输入法时,选择正确的汉字后,只要不按回车键,汉字下面会有虚线,整个虚线上的内容作为一个词条,按回车后,再按F4键,重复的将是整个词条。对全拼、五笔及智能ABC输入法,按F4键则重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容。

按下“Shift+Alt+D”键,即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期(时间)。

一般情况下,我们在起草文件时,日期都是在文件的右下角,在输入日期后我们要手动把它调整到文档的右边,比较慢。利用下面的方法,只须你单击一键,就能让日期自动定位到文档右边。具体的操作是:单击“工具→自动更正选项”命令,选择“键入时自动套用格式”标签,在“键入时自动应用”项目下选择“内置标题样式”,然后按“确定”按钮。现在输入日期后按Enter键日期就会自动移到文档右边指定的位置。

选中需要复制的文本,在按住Ctrl键的同时,按住鼠标左键,将其拖放到需要的位置后松开,即可快速完成对所选文本的复制操作。

利用“Alt+Ctrl+Num+-(数字小键盘上的连接号)”组合键可以用来输入破折号,而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断,就像一条直线;在中文输入法状态下,可以输入间断的破折号。

一般情况下我们输入字符,要打开相应的菜单进行选择,或者用输入法中的软键盘来进行输入,这样效率都比较低。实际上在Word中就提供了一个快速输入特殊字符的方法,单击“工具→自动更正选项”命令,打开自动更正窗口,在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”选项,在“替换”框中输入用来作为替换时要输入的单词,如“换”;在“替换为”框中输入要替换的特殊字符,如“★”,单击“确定”按钮,以后在Word中要想输入五角星这个特殊符号时,只需输入“换”字,Word就会自动显示出“★”号。

“公式编辑器”是Word2002中一个十分实用的组件,利用它可以很方便地插入各种数学公式,但它是一个可选组件,在默认安装状态下没有安装,要想使用它,首先要安装。在安装对话框中选择Office工具中的“公式编辑器”在本机运行就可以进行安装了。

要利用“公式编辑器”数学公式插入特殊符号,可以执行以下步骤:点击菜单“插入→对象”,打开“对象”选择窗口,在“新建”列表框中选择“Microsoft公式3.0”,然后点击“确定”按钮即打开公式编辑窗口。这时我们可以看到Word的菜单栏发生了改变,工具栏消失,只有一个公式编辑器的工具栏,这时的输入将显示在一个虚线框内,我们可以通过快捷键或用鼠标左键点击工具栏上的不同按钮就可以输入不同的符号和公式。输入完毕后,可以通过点击输入框外的任意地方退出“公式编辑器”窗口回到Word编辑窗口,如果需要更改输入内容,则可以双击对象打开“公式编辑器”窗口修改。

如果你编辑了一篇长文档,共有40章,而且对所有的文章标题你都使用了“标题1”样式。现在你想选中文档中所有的40章标题,如果我们想对文档中采用相同格式的文本(例如“标题”)统一进行格式修改,可以采用下面的方法

1.单击“格式→样式和格式”命令,打开“样式和格式”任务窗格

2.在文档中,单击想要修改的任一个标题。此时,“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述

3.在“样式和格式”任务窗格中,单击“全选”按钮,则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本。选中所有标题后,你就可以一次重新定义所有标题的格式,或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了。

在平时的工作中我们经常要与同事共同完成一个文档,这时就需要把自己对文档的意见提出来供大家参考,以便大家协作完成文档,这时,你可以单击“插入→批注”命令,在文档中出现一个批注条,你就在批注条中输入内容,提出自己的看法和意见,而且这些内容以清晰、易读的标记在原文档的左边显示,不会遮盖原文档或影响其布局。

先将插入点移到要选取的文本开始处,按下Shift键再在结束处单击,就可以快速选取超长文本。如果将插入点移到要选取的文本开始处,再同时按下Alt和Shift键,在结束选取的地方单击鼠标,就可以选择一个矩形区域的大片文本。

大写的时间落款往往是经常用到的,尤其是进入21世纪后,大写的零使用率很高,往往让用户大伤脑筋,有一些朋友是利用中文输入法中的软键盘来实现的,实际上Word2002已经能彻底解决该问题,我们只要简单的单击“插入→日期和时间”命令,从中选择“二○○二年十一月九日”就可以了,至于日期和时间你可以自行调整。

选中需要剪切的文本,按下“Shift+Delete”组合键,可以将选中的文本剪切到剪贴板中,进而实现粘贴操作。

我们在编辑文档时,如果你在输入“一、使用方法”后,按下回车键,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“二、”字样,如果你不想使用项目编号,这个自动添加的编号就给你带来了很大的不便。其实你只要在按过回车键后,再顺手按一下“Ctrl+Z”,即换了一行,同时又将自动添加的项目编号给去掉了。

如果你在文档中插入了多个文本框,想把这几个文本框链接起来,可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成十字双箭头状时,右键单击选择“创建文本框链接”命令,此时鼠标变成茶杯状,将其移到第二个文框内单击左键,就可以在这两个文本框间建立起链接。重复该操作就可以将多个文本框链接起来。多个文本框建立了链接以后,当我们向第一个文本框中输入文字时,如果该文本框容纳不下,则文字会自动移至第二个文本框、第三个文本框

选中需要移动的文本,按住鼠标左键,将其拖到需要的位置后松开,即可快速完成对所选文本的移动操作。

一般情况下,我们是这样使用格式刷:选中需要复制的格式文字,单击格式刷按钮,然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置,按鼠标左键拖曳所选范围,放开左键,实现了格式复制。要多次复制一种格式,则多次重复刚才的步骤。这样的操作非常麻烦,其实Word给我们提供了一种批量复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

在Word2002中,要选择多处不相连的文本,例如,你可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词,但却不选中这两个单词之间的任何单词,操作方法如下:首先选中第一处文本,然后按住Ctrl键,再选中其它各处需要选择的文本即可。

如果在一篇文档中多次使用了相同的单词,我们想一次全部选中它,然后对它的格式进行调整,那么可以采用下面的操作方法

2.在“查找内容”框中输入要查找的单词或词组,然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框,并从列表中选择要进行搜索的文档部分,在此我们选择“主文档

3.单击“查找全部”按钮,程序就会自动选中所有相同的单词,然后单击“关闭”按钮,就可以对选中的文本格式进行修改了。

如果文字把它下方的图形、艺术字、剪贴画或图片等对象完全遮住.这时直接用鼠标单击对象时很难选中它们。不过,可以单击“视图→工具栏→绘图”命令,打开“绘图工具栏”,然后单击工具栏最左侧的“选择对象”按钮.再在要选择的对象四周拖动鼠标,这样就可以方便地选择对象了。用这个方法还可以快速选取多个对象,以便编辑。

下面的几个方法,可以帮助我们快速选择文本,方法虽然不复杂,但却可以明显提高效率。

将鼠标移到文档的左边,鼠标变成空心箭头状,此时单击鼠标可以选定一行文字;双击则选定整个段落;按住Ctrl单击鼠标,选定全文。

将鼠标放在一句话(句号与句号之间)文本中任一位置,按住Ctrl键后单击鼠标左键,则选中这一句话文本。

用鼠标将光标移至文本中任意位置,按住Shift键后,再用鼠标将光标移至下一个位置单击,则会选中两处光标之间的所有文本。

按下F8功能键(或者双击状态栏中的“扩展”文字),激活“扩展”状态(状态栏中的“扩展”按钮成激活状),此时可以实现以下操作

3.按PageDown或PageUp键,即可向下或向上选定文本

4.第二次按F8键选定光标所在词,第三次按F8键选定光标所在句子(两个句号之间),第四次按F8键,选定光标所在段,第五次按F8键,选定整个文档。

打开多个文档窗口,用“窗口+全部重排”命令将窗口重新排一下(即每个窗口都可见),在一个文档中选中需要移动的文本,按住鼠标左键将其直接拖到另一个文档中松开,即完成该文本的“剪切”(如果在拖放的同时按住Ctrl键,则完成文本的“复制”)。

在Word文档中,有时可能需要选择某个英文单词的一部分,但是只要你一选定该单词的一部分,Word便自动选定整个单词及其后的空格。这是怎么回事呢?其实,这是Word提供给用户的一项智能本领。如果你不需要可将其关闭,方法如下

2.单击“编辑”选项卡,清除“选定时自动选定整个单词”复选框,若选中该复选框,则在你选定单词的一部分时,Word将自动选定整个单词及其后的空格

在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如,要想创建一个实心的黑线,只需在新段落的开头键入3个“-”并按下回车键即可。键入3个“_”将生成一个较粗的线。除此之外,你还可以用其它符号来生成各种线形,下面是详细的说明,要创建以下的线形,只需输入以下符号并按下回车键即可。

注意:以上的符号是英文半角符号。如果该技巧不能生效,请执行以下操作:从“工具”菜单中选择“自动更正”,单击“键入时自动套用格式”选项卡,选择“键入时自动应用”标题下的复选框。

对于文档中重复出现多次的文字,如果用手工的方法来删除它,既费时又费力。我们可以单击“编辑→替换”命令,在“查找内容”框中输入要删除的文字,将“替换为”框设为空,按“替换”按钮可以逐个删除,如果按“全部替换”按钮则一次性删除所有的重复文字。

当我们需要反复修改一篇文章的时候,总希望每次打开文档时,光标能够自动定位到上次编辑的位置,这样就不用我们再来回寻找了。你可以试试下面的方法,打开文档,按“Shift+F5”快捷键,输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置,你很快就可以开始继续你的修改工作,实在是方便极了。

提示:Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置,在保存了文档之后,仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。要进到前两次编辑的位置,继续按下“Shift+F5”快捷键,直到所需的位置。

在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难,按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字,然后单击“格式→中文版式→拼音指南”命令,出现拼音指南对话框,系统已经自动为文字加上了拼音,拼音后面的数字是声调,你可以在“拼音文字”栏中进行修改,单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字,最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

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